Vragen en antwoorden
Op veel pagina’s kom je een blokje tegen met vragen over dat specifieke onderwerp. Op deze pagina zijn deze en nog meer vragen gebundeld.
Staat jouw vraag er niet tussen?
Laat het ons weten. Wij zijn enthousiast je als klant te mogen begroeten en geven zorgvuldig antwoord op elke vraag!
Vragen en antwoorden over…
…de Postbox
Wij hebben uiteraard wat basis gegevens nodig, deze gebruiken wij om een account voor je aan te maken. Tevens zijn wij wettelijk verplicht om de identiteit van onze klanten te verifieren, waarvoor je de ID-verificatie doorloopt via een speciale app (een beveiligde omgeving). Je maakt een foto van het ID-bewijs en van jezelf en deze gegevens worden na de verificatie direct weer verwijderd. Meer informatie over de ID-verificatie vind je hier.
De Postbox is anoniem voor de verzender van de post, want de verzender ziet immers niet jouw privéadres maar het adres van de Postbox. Wanneer je volledig anoniem wilt zijn, kun je een alias toevoegen als geadresseerde, zodat de post aan deze naam verzonden kan worden.
Wij nemen alle maatregelen die nodig zijn om jouw privacy te waarborgen. Onze medewerkers zijn volledig gescreend en het merendeel van onze processen is geautomatiseerd, zodat er maar weinig menselijke handelingen met de post plaatsvinden. Continu worden onze systemen getest op veiligheid. Logisch ook want privacy is ons bestaansrecht!
Bij een zakelijke aanvraag hebben wij de gegevens nodig van je bedrijf waaronder de adresgegevens en het KvK nummer (indien het een nog op te richten bedrijf is hebben we geen KvK nummer nodig). Daarnaast vragen wij om een UBO-verklaring in te vullen en doorloop je de ID-verificatie. Meer uitleg over de UBO-verklaring en de ID-verificatie vind je hier.
Als je de Postbox zakelijk aanvraagt verstrekken wij na het afronden van de aanvraag een Huurovereenkomst Postadres, deze kun je gebruiken om het adres te laten aanpassen bij de KvK. De huurovereenkomst vind je in het portal als de ID-verificatieprocedure is doorlopen.
Dat kan zeker! Als jij je bedrijf nog moet oprichten kun je al gebruik maken van onze dienst, je kunt dan direct bij de oprichting het juiste correspondentieadres doorgeven en ervoor zorgen dat jouw prive adres niet zichtbaar is in het KvK register. Wel zo makkelijk!
Google gebruikt voor Reviews en Maps het vestigingsadres van het bedrijf en een postadres is voor hen niet voldoende. Wil je niet dat klanten je privéadres zien en wil je wel gebruik maken van Google reviews en Maps? Wellicht is een vestigingsadres via onze dienst PriOffice dan wat voor jou. Hier vind je er meer informatie over.
We hebben een uitgebreide handleiding voor je gemaakt zodat het wijzigen van het correspondentieadres zo gedaan is. De handleiding vind je hier.
We hebben een uitgebreide handleiding voor je gemaakt zodat het wijzigen van het correspondentieadres en het afschermen van je priveadres zo gedaan is. De KvK heeft doorgaans enkele werkdagen nodig om het adres aan te passen en het prive adres af te schermen. De handleiding vind je hier.
Als je bedrijf nog niet is opgericht kun je onze dienst al wel aanvragen. Je kunt dan direct het juiste correspondentieadres doorgeven bij de oprichting en als dat nodig is direct je prive adres laten afschermen in het KvK register. Bij de aanvraag kun je aanvinken dat het om een nieuw, nog op te richten bedrijf gaat.
Je kunt aan de Postbox kosteloos 5 geadresseerden (namen) toevoegen, voor iedere volgende geadresseerde betaal je slechts €1,- per maand . Als je de Postbox particulier aanvraagt dan kun je naast jezelf dus nog 4 extra gezinsleden toevoegen als geadresseerde aan de Postbox
Je kunt aan de Postbox kosteloos 5 geadresseerden (namen) toevoegen, voor iedere volgende geadresseerde betaal je slechts €1,- per maand. Zo kun je dus gemakkelijk alle post voor al je bedrijven op één plaats ontvangen en bekijken.
Zeker! Je kunt het postadres vermelden op de website zolang je niet aangeeft dat het ook je bezoek/vestigingsadres is. Ben je opzoek naar een vestigingsadres? Hiervoor kun je de diensten van PriOffice gebruiken. Meer informatie vind je hier.
Dat kan! Je kunt aan de Postbox kosteloos 5 geadresseerden (namen) toevoegen, voor iedere volgende geadresseerde betaal je slechts €1,- per maand. Als je een zakelijk account aanmaakt zijn automatisch de houder van het account en het bedrijf toegevoegd als geadresseerden.
Bij het wijzigen van het postadres bij de belastingdienst is het belangrijk om niet te kiezen voor de optie postbus maar te kiezen voor de optie adres. Het Postboxnummer van PriPost is geen postbusnummer
Je vraagt eerst de Postbox aan en pas daarna kies je de locatie waarop je post wilt ontvangen. Dit doe je in het portal bij het instellen van jouw Postbox, tegelijkertijd met het opgeven van jouw keuzes qua postverwerking.
Ja, dat kan. In het portal zie je bovenin bij ‘Jouw postadres’ hoe jouw adres inclusief Postbox nummer eruit ziet. Wij hebben hier als voorbeeld jouw naam boven gezet maar daar kan uiteraard ook jouw bedrijfsnaam staan. Dit is puur ter illustratie om aan te tonen hoe het adres eruit ziet.
De Postbox is geen postbus zoals je misschien gewend bent. Het is geen fysiek vakje waar je zelf de post uit haalt met een sleutel. Het is dus ook niet mogelijk om spullen te bewaren in de Postbox
Ieder postadres is uniek vanwege het Postboxnummer. In combinatie met het adres van onze locatie is dit een uniek adres. Het adres ziet eruit als een regulier adres zoals je dat gewend bent.
Wij hebben meerdere locaties verspreid over Nederland waar wij de post voor je kunnen ontvangen. Alle locaties vind je hier.
Ook zonder vaste woon- of verblijfplaats kun je de Postbox aanvragen. Wij hebben wel een doorstuuradres nodig waar wij je post naartoe kunnen sturen als dat nodig is. Je kunt het postadres enkel gebruiken om je post te ontvangen en niet om jezelf in te schrijven bij de gemeente.
Je kunt aan de Postbox kosteloos 5 geadresseerden (namen) toevoegen, voor iedere volgende geadresseerde betaal je slechts €1,- per maand. Standaard staat de aanvrager van de Postbox als geadresseerde in de Postbox. Vraag je de Postbox zakelijk aan, dan is ook de bedrijfsnaam standaard toegevoegd als geadresseerde. Je kunt het gebruik van de Postbox dus ook gemakkelijk combineren voor zakelijk en privé!
Dat kan! Wij hebben klanten in 130 landen van de wereld dus ook als je in het buitenland verblijft/woont kun je de Postbox aanvragen. Omdat wij de post voor je kunnen scannen kun je deze overal ter wereld bekijken. We kunnen de fysieke post uiteraard ook naar je doorsturen.
Wij verwerken de post zoals jij dat graag wilt en wij doen dat met de grootste zorg. We kunnen de post voor je scannen of naar je doorsturen, je vind hier alle informatie over de verschillende manieren van postverwerking.
Wij kunnen de post voor je scannen of doorsturen, zo hoef je de deur niet meer uit om post op te halen. Het ophalen van de post is niet mogelijk.
Een auto registreren kan alleen op een woonadres, zonder woonadres kun je helaas ook geen auto op naam zetten. Het gebruiken van een postadres is dan ook niet mogelijk.
Dat kan helaas niet, het postadres kun je gebruiken om post op te ontvangen maar je kunt jezelf nooit inschrijven bij de gemeente op een postadres. De gemeente kan jou wel voorzien van een briefadres. Je kunt hiervoor terecht bij de gemeente waar je ingeschreven wilt staan. Voor je post kun je dan een Postbox aanvragen zodat dat niet bij de gemeente ligt.
De Postbox vraag je snel en gemakkelijk aan. In de meeste gevallen heb je binnen enkele minuten al beschikking over je nieuwe postadres.
Om de Postbox aan te vragen hebben wij je persoonsgegevens nodig en verifieren wij je ID. Als je de Postbox zakelijk aanvraagt dan vragen we je ook om een UBO verklaring in te vullen en hebben wij je bedrijfsgegevens nodig. Meer informatie over de ID verificatie en de UBO-verklaring vind je hier.
Het grote verschil tussen een postbus en onze Postbox is dat je de post niet zelf hoeft op te halen. Wij verwerken de post digitaal door deze te scannen of we sturen de post naar je door. Daarnaast zijn ook de kosten een groot verschil. Een gemiddelde postontvanger is veel goedkoper uit met een Postbox. Ook hebben wij vaste, representatieve kantoorlocaties verspreid over heel Nederland en heb je dus niet het probleem dat je postbus steeds verplaatst wordt.
…onze postdiensten
De postlocaties van PriPost zijn niet geschikt voor het ontvangen van (brievenbus)pakketten. Daarbij komt dat PriPost alleen post verwerkt en geen pakketten, ook geen brievenbuspakketten. Voor het ontvangen van pakketten kun je gebruik maken van de dienst PriParcel. Meer informatie over PriParcel vind je hier.
Als je een brief wilt versturen naar een postbusnummer, voer je in het veld ”straatnaam” het woord ”postbus” in. Het veld “huisnummer” kun je gebruiken om het postbusnummer in te voeren.
Het versturen van brieven regel je in het portal bij de Outbox. Hier kun je ons alle informatie verstrekken die wij nodig hebben om de brief voor je te versturen.
PriPost kan ook poststukken versturen uit jouw naam. Ben je bijvoorbeeld in het buitenland en moet je een belangrijke brief (aangetekend) versturen, dan kun je dit gemakkelijk in ons portal aangeven. Je voorziet ons van de brief, het adres en eventuele aanvullende informatie die moet worden bijgevoegd en wij zorgen voor tijdige verzending.
Aan het bewaren van post zitten kosten verbonden die in de loop der tijd dus oplopen. Daarom is het belangrijk om het saldo tijdig aan te vullen. Wanneer het saldo voor lange tijd niet wordt aangevuld en de schuld blijft oplopen, dan zullen we op een gegeven moment de Postbox beëindigen en de schuld overdragen naar een incassobureau. Dit gebeurt uiteraard niet zomaar maar pas nadat we hierover al diverse berichten hebben verstuurd om je te helpen herinneren het saldo aan te vullen.
Wij kunnen de post inderdaad voor je bewaren als je even niet in de gelegenheid bent om deze te ontvangen. Dit is kosteloos voor de eerste 30 dagen en daarna wordt een bedrag van €0,05 per poststuk per dag gerekend. Je kunt de post op afroep laten doorsturen als je weer in de gelegenheid bent om deze te ontvangen. Dit alles regel je heel gemakkelijk zelf via het portal.
Let op; verwar onze dienst niet met de vroegere bewaarservice van PostNL (die niet meer bestaat). Bij ons heb je echt een ander postadres waarvan je de verzender dus op de hoogte zal moeten brengen. Een andere optie is tijdelijk de doorstuurservice van PostNL in te schakelen in combinatie met onze service.
Als je kiest voor het doorsturen van de post zijn wij ook afhankelijk van PostNL, want zij zijn immers degenen die de post bezorgen. Tegenwoordig kunnen we er helaas niet meer vanuit gaan dat dit altijd binnen 1 werkdag is, zoals PostNL aangeeft, maar kan dit best een aantal werkdagen duren. Je ontvangt van ons een melding wanneer wij het poststuk op de bus hebben gedaan.
Je kunt gemakkelijk zelf het doorstuuradres aanpassen in het portal. Let op; dit gaat altijd pas de volgende dag in.
Wij bieden de optie om geadresseerde reclame kosteloos uit de post te filteren. Je kunt dit gemakkelijk aangeven in het portal.
Dat kan! In dat geval kies je voor ‘Scannen’ en dan ‘Eerst een scan van de envelop’. Je bepaalt vervolgens wat er met die envelop moet gebeuren; ongeopend doorsturen, scannen, of vernietigen.
Gewone post kan niet ontvangen worden bij een PostNL punt. Het is alleen mogelijk om pakketten te ontvangen via een PostNL punt. Je kunt wel je post laten versturen als pakket en dan voor een PostNL punt kiezen.
Als je kiest voor scannen en vernietigen (zoals 70% van onze klanten) blijven de scans voor je beschikbaar. De fysieke poststukken worden door ons vernietigd, maar dat heeft geen invloed op de scans. Deze kun je altijd terugvinden in je inbox zolang de Postbox actief is. Je kunt de inbox onderverdelen in mappen, zodat je de scans overzichtelijk kunt archiveren. Je kunt de scans ook slepen naar de map Prullenbak waar ze na 30 dagen automatisch worden verwijderd.
Als je kiest voor scannen krijg je direct een automatische melding wanneer een nieuwe scan voor je klaar staat. Wij scannen meerdere keren in de week dus je ontvangt de post altijd snel.
Voor de gemiddelde postontvanger is de optie scannen en vernietigen de voordeligste optie. Het poststuk gaat door de scanstraat en de fysieke poststukken worden vernietigd. We houden hierbij een veiligheidsmarge aan van 2 weken, dus mocht er onverhoopt post zijn die toch niet vernietigd moet worden dan kun je dit altijd aan ons doorgeven.
Er zijn bepaalde poststukken die nooit gescand worden maar altijd worden doorgestuurd. Denk hierbij aan passen, pincodes maar ook andere officiele documenten. Een bankpas en pincode zullen uit veiligheidsoverwegingen nooit op dezelfde dag worden verstuurd.
Veiligheid staat bij ons op nummer 1 en niet alle email providers zijn even veilig. Daarom uploaden wij de scans in het portal, want dat is een beveiligde omgeving. Tevens staan de scans hierin versleuteld opgeslagen voor extra veiligheid.
Jij kunt in de Inbox wel ‘slimme mappen’ aanmaken waar je een e-mailadres aan koppelt. Als je een scan naar deze map sleept, wordt het document automatisch naar dat e-mailadres gestuurd.
Eén scan betreft één pagina. Bevat een poststuk meerdere pagina’s, dan wordt van iedere pagina een scan gemaakt.
Zodra er post voor je binnenkomt bekijken wij eerst of er reclame bij zit en of deze er (volgens jouw instellingen) uit gefilterd moet worden. Daarna wordt de post in de scanstraat volledig geautomatiseerd geopend en gescand, waarna de scans geautomatiseerd toegevoegd worden aan jouw Postbox. Jij ontvangt op dat moment een melding dat er een scan voor je klaar staat in de Inbox. Vervolgens zal de post verder verwerkt worden volgens de door jou gekozen instellingen (vernietigen of doorsturen).
…onze tarieven
Je kunt ervoor kiezen om het depot automatisch aan te laten vullen door gebruik te maken van automatische incasso. Wij bekijken op meerdere momenten of het saldo nog toereikend is en als het nodig is dan zal er een incasso worden uitgevoerd. De hoogte van het bedrag wordt bepaald op basis van de diensten die je afneemt en je verbruik in de laatste periode. Voordat we gaan incasseren ontvang je daarover bericht. Meer uitleg vind je op deze pagina.
Zodra de maand voorbij is, ontvang je na ongeveer een week een factuur over die maand. Op die factuur vind je zowel alle kosten als ook alle stortingen die verrekend zijn met het depot. Alle kosten zijn netjes gespecificeerd per dienst. Deze factuur is bedoeld voor je administratie want de kosten zijn dus al betaald.
Onze uitgebreide facturen zijn al meer dan eens beoordeeld met een dikke duim door accountants en boekhouders dus jij zult er ook vast blij van worden!
Wij maken gebruik van een depot (online portemonnee) waarin je zelf geld stort. Alle kosten van de Postbox worden verrekend met het saldo van het depot. Het enige waar jij voor hoeft te zorgen, is dat er voldoende saldo in het depot staat. Je kunt geld storten via het portal (bijvoorbeeld via Ideal) en je krijgt een reminder wanneer het saldo laag is. Je kunt ook kiezen voor automatische incasso, waarbij wij zorgen dat er altijd voldoende saldo is. Op deze manier heb je er zelf geen omkijken naar!
Maandelijks zullen op de 1e van de maand de abonnementskosten voor het gebruik van de Postbox worden verrekend met het saldo in je depot. De kosten voor het verwerken van de post worden verrekend op het moment dat wij post voor je verwerken.
Dit is afhankelijk van de hoeveelheid post die je ontvangt. Tegenwoordig ontvang je weinig post meer want veel dingen worden digitaal verstuurd. Er wordt wel nog steeds veel reclame verstuurd maar dat kun je er (gratis) door ons uit laten filteren. Dan blijft echt alleen de belangrijke post over en dat is gemiddeld 2 brieven per maand. Om een indicatie te krijgen van de kosten kun je onze Tariefcalculator invullen op deze pagina.
Er moet voldoende saldo in het depot staan om de kosten van de postverwerking te dekken. Als er €0,- in depot staat, is dit dus onvoldoende en kan er geen post verwerkt worden. Daarom is het belangrijk om altijd te zorgen voor voldoende saldo. Een makkelijke oplossing is het inschakelen van automatische incasso. In dat geval wordt er automatisch gezorgd voor voldoende saldo in het depot en heb jij er geen omkijken meer naar. Hier vind je meer uitleg over automatische incasso.
Eén scan = 1 pagina (kantje). Wanneer een poststuk meerdere pagina’s bevat, dan zal van iedere pagina een scan gemaakt worden. In de meeste gevallen bestaat een brief uit 1-3 pagina’s oftewel scans. Wanneer een poststuk heel veel pagina’s bevat, rekenen we altijd maar maximaal 20 scans en de rest is gratis.
Als je veel post ontvangt kunnen wij zeker wat voor je betekenen met speciale, verlaagde tarieven. Hiervoor maken we graag een prijs op maat. We gaan dan samen in gesprek om te bekijken wat we voor je kunnen betekenen.
…het klantportaal
Als je een brief wilt versturen naar een postbusnummer voer je in het veld ”straatnaam” het woord ”postbus” in. Het veld “huisnummer” kun je gebruiken om het postbusnummer in te voeren.
Het versturen van brieven regel je in het portal bij de Outbox. Hier kun je ons alle informatie verstrekken die wij nodig hebben om de brief voor je te versturen.
Als de incasso niet is gelukt, wordt de incassomachtiging ingetrokken en voor een periode van 3 maanden geblokkeerd. Je zult in deze periode zelf moeten zorgen voor voldoende positief saldo in het depot. Na de periode van 3 maanden kun je weer een nieuwe incassomachtiging afgeven.
Automatische incasso kun je gemakkelijk zelf in het portal instellen bij Mijn account > Financieel > Incassogegevens. Door het betalen van €0,01 cent verifiëren wij je bankrekening. Je kunt de incassomachtiging op ieder gewenst moment weer opheffen.
Wanneer je hebt gekozen voor scannen, krijg je automatisch een notificatie dat er een nieuwe scan voor je klaar staat. Wanneer je hebt gekozen voor doorsturen, dan krijg je alleen een notificatie op de dag dat wij post naar jou gaan doorsturen.
Als je poststukken verplaatst naar de prullenbak blijven deze daar nog 30 dagen staan. Mocht je per ongeluk wat verplaatsen naar de prullenbak, dan kun je dat dus gemakkelijk weer terugzetten in een andere map. Je kunt er ook voor kiezen om de prullenbak zelf direct leeg te maken. Als je hiervoor kiest, dan is de post dus echt volledig verwijderd. Soms moet je even je scherm verversen om dit te zien.
Je hebt meerdere mappen tot je beschikking in de inbox van het portal en je kunt ook zelf mappen aanmaken. Als je de post hebt gezien en verwerkt kun je de documenten verplaatsen naar de archief map of naar een andere map. Hier zal de post gewoon voor je bewaard blijven. Alleen bij het verplaatsen van documenten naar de prullenbak, worden deze na 30 dagen definitief verwijderd.
Bij PriPost werken wij geheel digitaal en alle communicatie loopt dus via het e-mailadres dat wij van je hebben. Als het e-mailadres niet meer werkt of je hebt er geen toegang meer toe, dan is het belangrijk om dit zo snel mogelijk aan ons door te geven. Neem daarvoor telefonisch contact met ons op en houd je ID-bewijs bij de hand zodat we kunnen verifieren dat jij het echt bent.
Het is belangrijk om te weten waarom je niet meer kunt inloggen. In de meeste gevallen komt dit doordat je het wachtwoord en/of de gebruikersnaam onjuist invult. De gebruikersnaam kun je bij ons opvragen, het wachtwoord kun je opnieuw instellen. Je gaat hiervoor naar het inlogscherm en je klikt op ‘gebruikersnaam vergeten’ en/of ‘wachtwoord vergeten’.
De Huurovereenkomst Postadres vind je op het dashboard van PriPost. Let op; deze is pas beschikbaar wanneer de Postbox helemaal actief is. Tevens is de huurovereenkomst alleen beschikbaar voor zakelijke klanten.
Heb je een huurovereenkomst nodig en maak je nu gebruik van een particulier account? Geen probleem, we kunnen dit gemakkelijk voor je omzetten. Maak daarvoor even een support ticket aan in het portal.
Je kunt dit gemakkelijk zelf doen in het portal bij Mijn account > Adressen. Hier zie je alle adressen die wij momenteel van jou hebben en je kunt een nieuw adres toevoegen en kiezen welk adres jouw Doorstuuradres moet worden.
Je vraagt eerst de Postbox aan en pas daarna kies je de locatie waarop je post wilt ontvangen. Dit doe je in het portal bij het instellen van jouw Postbox, tegelijkertijd met het opgeven van jouw keuzes qua postverwerking.
Als je gebruik wilt maken van de dienst PriOffice dan kun je deze in het portal aanvragen, je hoeft dan niet eerst de dienst PriPost aan te vragen. Als nieuwe klant zal de dienst PriPost automatisch worden toegevoegd als je de dienst PriOffice aanvraagt.
Het verifieren van de UBO-verklaring is een handmatig proces. Wij houden hiervoor maximaal 1 werkdag aan maar meestal is dit binnen een uur gerealiseerd.
Als je PriPost gaat aanvragen, dan heb je nog geen adres bij ons dus je kunt ons adres dan nog niet gebruiken. Zowel zakelijk als particulier gebruik je jouw huidige adres om de dienst aan te vragen. Dit is dus puur voor de aanvraag en alleen voor ons intern. Wij zullen dit nooit met de buitenwereld delen. Als je de dienst eenmaal hebt aangevraagd kun je dit adres eventueel aanpassen in het portal bij Mijn account > Adressen.
Bij het aanmaken van het account zul je de gegevens moeten invoeren die ook op je ID-bewijs vermeld zijn. Je kunt geen gebruik maken van een alias bij de aanmelding. Mocht je onverhoopt toch de verkeerde gegevens hebben ingevoerd, dan kun je contact met ons opnemen.
Degene die tekenbevoegd is zal het account moeten aanmaken en ook de ID-verificatie moeten doorlopen. Dit is een wettelijke verplichting waar niet vanaf geweken kan worden.
De enige manier om dit te omzeilen, is dat er een machtiging (PoA) wordt afgegeven door de tekenbevoegde, waarin hij/zij toestemming verleent aan iemand anders om het account aan te maken. Let op; de tekenbevoegde blijft nog steeds verantwoordelijk en zal ook een ID-verificatie moeten doorlopen.
…wat wij nodig hebben
Uiteindelijk belanghebbenden
UBO’s zijn de uiteindelijke eigenaren of personen die mogen beslissen in een organisatie. Denk aan mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv. Of mensen die meer dan 25% eigenaar zijn van een vof of maatschap, of meer dan 25% stemrecht bij een statutenwijziging van een stichting of vereniging. Heeft niemand zo’n belang van meer dan 25%? Dan zijn de hoger leidinggevende(n), bijvoorbeeld de vennoten of de statutaire bestuurders, de UBO’s. Iedere UBO-plichtige organisatie heeft één of meer UBO’s.
- Zijn er natuurlijke personen die 25% of meer van de aandelen van de rechtspersoon rechtstreeks of via een andere rechtspersoon in bezit hebben?
- Zijn er natuurlijke personen die recht hebben op of bijzondere zeggenschap hebben over 25% of meer van het vermogen van de organisatie?
- Zijn er natuurlijke personen die recht hebben op een aandeel van 25% of meer in de winsten van de organisatie?
- Zijn er natuurlijke personen die 25% of meer van de stemrechten kunnen uitoefenen in de algemene vergadering van de organisatie?
Heb je vraag 1 met “ja” beantwoord, vul dan op de gegevens van alle UBO’s in met per UBO het % Aandeel.
Heb je vraag 2, 3, of 4 met “ja” beantwoord, vul dan de gegevens van alle UBO’s in en vink Zeggenschap aan. Daarnaast vul je hier ook de personen in met feitelijke zeggenschap. Let op: er is altijd minimaal 1 persoon met feitelijke zeggenschap.
Als 1 UBO zowel een % Aandeel als Zeggenschap heeft, geef dan beiden aan.
Alle vragen = Nee
Heb je alle vragen met ‘nee’ beantwoord? Dan moet een hoger leidinggevend personeelslid als UBO aangemerkt worden (vaak een bestuurder of tekeningsbevoegde functionaris). Vermeld dan de gegevens van de natuurlijke personen die namens je organisatie bevoegd zijn bestuursbesluiten te nemen en te tekenen.
Heeft een stichting UBO’s
In een stichting kunnen onderstaande belangen van toepassing zijn. Je bepaalt – op basis van deze belangen – als organisatie zelf welke personen de UBO’s zijn.
Wie hebben er een belang in je organisatie?
- Mensen die recht hebben op meer dan 25% van het vermogen van je stichting
- Mensen die meer dan 25% stemrecht hebben bij besluit tot statutenwijziging
- Mensen die op een andere manier zeggenschap hebben, maar géén bestuurder zijn
Zijn geen van deze belangen van toepassing? Dan zijn de bestuurders de UBO’s
De verificatie is gelukt als je in het portal geen melding meer ziet over het ID-bewijs. Krijg je geen bevestiging in de app? Kijk dan in het portal of je nog steeds de ID verificatie ziet bij de actuele status van jouw Postbox.
Het verifieren van jouw ID-document kan inderdaad alleen via onze speciale app. Als je de verificatie hebt doorlopen, dan kun je de app weer verwijderen van je telefoon. Wij gebruiken de app omdat dit een beveiligde omgeving is en omdat de verificatie geautomatiseerd verloopt. Als het ID-document is geverifieerd slaan wij deze niet op en zo weten we zeker dat de informatie niet in verkeerde handen kan vallen.
Ook als je bedrijf in het buitenland is gevestigd zijn wij verplicht om controles uit te voeren. Als jouw bedrijf niet is ingeschreven in het Nederlandse KvK Handelsregister, dan ontvangen wij graag een uittreksel van het handelsregister uit het land waar het bedrijf wel is ingeschreven.
Als je een eenmanszaak of ZZP bedrijf hebt, dan zijn er inderdaad geen UBO’s om te registreren in het UBO register van de KvK. Wij vragen echter alle zakelijke klanten om onze UBO-verklaring in te vullen. Je geeft hier dan aan dat jouw bedrijf een eenmanszaak is en je hoeft dan geen UBO’s aan ons door te geven.