Het Postboxnummer vermelden is belangrijk!
Om ervoor te zorgen dat wij jouw post vlot en correct kunnen verwerken, is het belangrijk (en noodzakelijk) dat jouw relaties het Postboxnummer en de geadresseerde vermelden wanneer ze post naar je opsturen. Je kunt je voorstellen dat het voor ons lastig wordt om post zonder Postboxnummer te sorteren en te verwerken en het risico op fouten is groter.
Om ervoor te zorgen dat bij het ontbreken van een Postboxnummer de post toch bij de juiste persoon terecht komt, sorteren we deze poststukken op naam (geadresseerde). Dit brengt echter aanzienlijk meer werk met zich mee, waardoor we genoodzaakt zijn extra kosten in rekening te brengen per poststuk waarbij dit het geval is.
Wanneer een Postboxnummer vermelding echter niet mogelijk is, vanwege geautomatiseerde systemen, rekenen we hier geen extra kosten voor. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de verhuisservice van PostNL. Deze werkt alleen met de invoer van een postcode en huisnummer en staat geen extra veld toe. Een lijst met bedrijven die bij ons bekend zijn waar een Postboxvermelding niet mogelijk is, vind je hieronder:
- Verhuisservice PostNL
- Waternet
Zoals je ziet… deze lijst is zeer klein. Heb je zelf een instantie gevonden waar dit niet mogelijk is, vernemen we het graag. Wanneer dit aantoonbaar wordt aangegeven, plaatsen we deze ook op de lijst hierboven en worden er geen extra kosten berekend bij de sortering zonder Postboxnummer.
Postbox vermelding bij de Kamer van Koophandel
Wanneer je als bedrijf, vereniging of stichting het correspondentieadres wilt wijzigen bij de KvK, gebruik dan één van onze kantooradressen met als aanvulling “UNIT” + jouw boxnummer (als voorbeeld Unit P365). Let op: voer dit niet in bij het veld toevoeging maar bij het veld aanvulling. Bij gebruik van het postbusadres (in plaats van een kantooradres) is het namelijk niet mogelijk een toevoeging te vermelden. In dat geval sorteren wij jouw post op geadresseerde, wat extra kosten mee zich mee brengt.
Voor het wijzigen van het correspondentie adres bij de KvK in één van onze kantoorlocaties heb je een toestemmingsformulier nodig van PriPost. Wij maken deze kosteloos voor je op. Je kunt dit aanvragen door een mail te sturen naar klantenservice@pripost.eu en vermeld hierbij je boxnummer. Wij uploaden het document naar het PriPortal waar je het kunt downloaden. Let op: met dit toestemmingsformuler kun je niet jouw vestigingsadres wijzigen. Hier heb je een huurovereenkomst voor nodig. Meer informatie hierover vind je op de pagina voor bedrijfsvestiging.
Het juist vermelden van het Postboxnummer
Het Postboxnummer kan op verschillende manieren in de adressering vermeld worden. Hoewel het de voorkeur heeft om het Postboxnummer als tweede adresregel te vermelden, mag het op elke andere plek in het adres worden vermeld. Het staat je vrij om voorafgaand aan het Postboxnummer een andere aanduiding te gebruiken zoals ‘Unit’ of ‘Box’. Dit is optioneel en niet verplicht (Uitzondering hierop is de locatie in Rotterdam waar altijd Unit 303 vermeld dient te worden voorafgaand aan het boxnummer).
Een Postboxnummer bestaat altijd uit een letter en 1 tot 4 cijfers. Om administratieve redenen gebruiken wij altijd 4 cijfers (voorloop nullen). Dit is echter niet noodzakelijk. Je kunt dus zowel P0365 gebruiken als P365. Enkele voorbeelden van hoe het Postboxnummer correct vermeld kan worden in het adres:
Nederland – Locatie Amsterdam
Spanje – Locatie Barcelona