Postverwerking
Als klant van PriPost heb jij het voor het zeggen! Jij bepaalt wat wij met jouw post moeten doen. Er is geen andere aanbieder in de markt die zoveel maatwerk biedt als wij. Op die manier willen wij zo goed mogelijk voldoen aan jouw wensen.
Wil je alle post gescand hebben?
En alle originelen vernietigd of liever alsnog doorgestuurd?
Of wil je per envelop bepalen wat wij ermee moeten doen?
Het is allemaal mogelijk bij PriPost.
Regel alles eenvoudig via het online klantenportaal
Na de aanvraag van je Postbox krijg je direct toegang tot het klantenportaal. Daar kun je al je postzaken regelen en je Postbox gaan instellen. Je kunt kiezen voor:
- Doorsturen met een vaste frequentie
- Scannen op de dag van ontvangst
- Bewaren (= op afroep doorsturen)
- Reclame eruit filteren
- Pakketten ontvangen
- Aangetekende stukken ontvangen
En wil je op een gegeven moment iets anders kiezen? Je kunt je instellingen op ieder moment wijzigen dus je zit nergens aan vast.
Tip: het adres waar wij jouw post naar doorsturen kun je ook op elk moment wijzigen. Bij een verhuizing of een tijdelijk verblijf op een ander adres hoef je dus alleen ons te informeren.
Post in meerdere landen ontvangen
PriPost heeft op dit moment postadressen in Nederland en in Spanje. Wanneer we voor jou post ontvangen in meerdere landen, dan kies je per land hoe we jouw post moeten verwerken. Hierdoor kun je er als voorbeeld voor kiezen om de post in Spanje te laten scannen en de post in Nederland te laten doorsturen.
Ben je er klaar voor en wil je een Postbox aanvragen?
Regel het eenvoudig binnen een paar minuten!
Wil je eerst nog wat meer informatie of heb je een specifieke vraag?
Bel, mail of chat met een van onze medewerkers via de contactpagina.
Vragen en antwoorden m.b.t. XX
Individuen hebben het recht om hun persoonlijke gegevens te laten verwijderen, in het geval dat deze niet langer nodig zijn. ‘Het recht om te worden vergeten’ is ter ondersteuning van de vrijheid van meningsuiting.
Gegevensbescherming door middel van ontwerp (design) betekent dat alleen de vereiste persoonlijke gegevens worden verzameld en dat privacykenmerken en -functionaliteit vanaf het eerste moment waarop ze zijn ontworpen, worden verwerkt in producten en services.
Gegevensbescherming standaard (default) betekent dat bedrijven passende maatregelen moeten nemen om privacyrisico’s te beperken op het moment dat de gegevens worden verzameld, evenals door deze uit te breiden op het moment van verwerking.
Het wijzigen van jouw postadres of andere instellingen, kun je eenvoudig doen via het online klantenportaal.
Vanwege wettelijke verplichtingen (WWFT) dient PriPost de identiteit van haar klanten vast te stellen en te controleren. Dit doen we door middel van een kopie ID. Dit mag een ID kaart, paspoort, Nederlands rijbewijs of Nederlands vreemdelingendocument zijn. PriPost verwijdert het kopie direct nadat de identiteit is vastgesteld.
Bedrijven, verenigingen of stichtingen dienen ook een recent uittreksel van de KvK en een UBO verklaring af te geven.
Post wordt door PriPost dagelijks verwerkt. Het doorsturen van post (naar het door jou opgegeven postadres) gebeurt volgens de door jou aangegeven frequentie (van direct na ontvangst tot eens per maand). Alle post uit jouw Postbox wordt gecombineerd in 1 grote enveloppe die wij adresseren en frankeren. Op het moment van verzending ontvang je een bericht, zodat je weet dat er post naar je onderweg is. Op de enveloppe wordt altijd PriPost als retouradres vermeld. Normaal gesproken (binnen Nederland) wordt de post dan de volgende dag bezorgd.
Ja, we hebben bij PriPost zakelijke en particuliere klanten uit meer dan 50 verschillende landen van over heel de wereld. Dus verblijf je voor kortere of langere tijd in het buitenland? Ga je daar wonen of verhuis je regelmatig? Met onze Postbox heb je één postadres dat je aan relaties en instanties kunt doorgeven.
Je hebt het recht jouw aanvraag tot 14 dagen na de dag van de aanvraag, zonder opgave van reden te annuleren. Je krijgt dan het volledige depotbedrag gecrediteerd. Om gebruik te maken van dit recht kun je contact met ons opnemen via klantenservice@pripost.eu. Wij zullen vervolgens het verschuldigde depotbedrag binnen 14 dagen na aanmelding van de annulering terugstorten.
Je kunt je Postbox op ieder moment opzeggen. Zodra we je opzegging hebben ontvangen, wordt de overeenkomst beëindigd met een opzegtermijn van één volledige kalendermaand na afloop van de lopende maand. In deze periode verwerken we nog gewoon de post die voor jou binnenkomt. In geval we daarna nog post voor jou ontvangen, sturen we deze retour afzender. Het eventuele resterende saldo in je depot wordt aan het einde van de opzegtermijn teruggestort op je bankrekening of creditcard, via de service payment providor .
Hoe zeg je op?
Opzeggen kan eenvoudig via het online platform (PriPortal). Nadat je bent ingelogd ga je naar PriPost en klik je op Mijn Postboxen. Klik naast de Postbox die je wilt beëindigen op ‘Opzeggen’ en vul de gevraagde info in.
Let op: zorg ervoor dat je al jouw relaties eerst hebt ingelicht dat jouw postadres gaat wijzigen. In geval er na de opzegtermijn nog post voor je binnenkomt, kunnen wij deze niet meer verwerken en sturen wij deze retour afzender.
Later toch je Postbox weer gebruiken?
Het is ook mogelijk om je Postbox voor een langere periode te deactiveren. De Postbox blijft gekoppeld aan je account en je kunt deze altijd weer reactiveren in het PriPortal. Je kunt dan opnieuw een storting doen in je depot en je betaalt in dat geval ook de eenmalige administratiekosten.
Je kunt ervoor kiezen dat wij al jouw post openen en scannen, of dat wij eerst de enveloppe scannen zodat je per stuk kunt aangeven of wij deze wel/niet mogen openen. Op de dag van ontvangst wordt de post gescand en als PDF bestand geüpload in het klantenportaal.
Je bepaalt vervolgens ook wat wij moeten doen met de originelen. Je kunt deze alsnog, bijvoorbeeld 1 x per maand, doorgestuurd krijgen of wij kunnen deze zorgvuldig voor je vernietigen (Klasse 4: Zeer vertrouwelijke documenten).
Onze Postbox is beschikbaar voor € 5,00 per maand, exclusief btw. Dat betekent dat je 80% goedkoper uit bent dan met een reguliere postbus. Bekijk ook ons complete overzicht van de tarieven.
Nee, er zitten zelfs behoorlijke verschillen tussen. We hebben de belangrijkste verschillen op een rijtje gezet:
 |  |
|
| Kosten per jaar | ||
| Eenmalige kosten | ||
| Contractduur | ||
| Inclusief kantooradres | ||
| Pakketten ontvangen | ||
| Reclame filteren | ||
| Post scannen |
Ja, dat is mogelijk. Er zijn inmiddels veel webshops waar wij de retouren voor verwerken. Meer informatie hierover kun je hier vinden.
- UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner oftewel de uiteindelijk belanghebbende.
- Een UBO is een natuurlijk persoon die tenminste 25% aandelen houdt of zeggenschap in de niet- beursgenoteerde rechtspersoon kan uitoefenen.
- Of die begunstigde is of bijzondere zeggenschap heeft van 25% of meer van het vermogen van een stichting of trust.
Om jouw Postboxadres te kunnen gebruiken als vestigingsadres voor de KvK dien je een aparte overeenkomst te sluiten met PriOffce voor een lidmaatschap. Meer informatie hierover vind je op www.prioffice.eu. Vestigingsadressen zijn beperkt beschikbaar.
De overeenkomst die je met PriPost hebt is alleen te gebruiken als correspondentieadres voor de KvK.
Ja helaas wel. We begrijpen dat bij een eenmanszaak de ondernemer zelf natuurlijk altijd de UBO is. Echter gebeurt het regelmatig dat eenmanszaken doorgroeien naar bijvoorbeeld een BV.
Door de UBO-verklaring in te vullen leggen wij de verantwoordelijkheid bij jou als ondernemer om ons op de hoogte te stellen wanneer jouw ondernemingsvorm wijzigt. Dit is enerzijds om te voorkomen dat wij een boete krijgen, omdat jouw ondernemingsvorm is veranderd maar onze administratie daarvan niet op de hoogte is. Anderzijds om de administratieve last zo laag mogelijk te houden, omdat we anders periodiek al onze zakelijke klanten opnieuw moeten vragen de UBO verklaring te updaten.
Aan bedrijven met een hoog volume aan post bieden wij de mogelijkheid om op rekening te betalen. Het kan zijn dat er een borg wordt gevraagd die dient als garantiestelling. Na afloop van iedere periode ontvang je een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen. Ook hebben we de mogelijkheid om facturen via automatische incasso af te schrijven. Voor vragen kun je contact met ons opnemen.
Eigenlijk helemaal niets… Wij moeten deze alleen controleren en bewaren zodat we voldoen aan de wetgeving.
Omdat wij domicilie verlenen (waar ook postadressen onder vallen), zijn wij verplicht jou dit te vragen. Maar de UBO-verklaring is eigenlijk bedoeld voor financiële instellingen, wat wij dus niet zijn. Echter heeft de overheid deze administratieve last ook bij ons neergelegd waardoor wij verplicht zijn dit aan onze klanten te vragen.
Nee, dit staat daar helemaal los van. De UBO verklaring is een document dat alleen door ons wordt gebruikt en niets te maken heeft met het UBO register. Je wordt door het invullen van de UBO-verklaring dus niet opgenomen in het register van de KvK.
Nee, PriPost staat helemaal los van PostNL.
Wanneer wij de UBO-verklaring niet van jou ontvangen, kunnen we de verplichte controle niet uitvoeren. Dit kan betekenen dat wij geen post voor je kunnen verwerken omdat je Postbox dan nog op STANDBY staat. Natuurlijk doen wij dat liever niet. Daarom is het belangrijk dat je de UBO-verklaring correct invult en zo snel mogelijk upload via het klantenportaal.
Heb je de rechtsvorm BV, CV, NV, VOF of maatschap?
Dan vragen wij jou in de UBO-verklaring één of meer Ultimate Beneficial Owner(s) (UBO’s) met een belang van 25% in te vullen.
Heb je de rechtsvorm vereniging, stichting of kerkgenootschap?
Dan vragen we jou in de UBO-verklaring de bestuurder(s) in te vullen.
Heb je een eenmanszaak, ben je een natuurlijk persoon of heb je geen UBO met een belang van 25% of meer?
Dan volstaat alleen stap 1 (de bedrijfsgegevens) en de ondertekening van de UBO-verklaring.
Het blijft een persoonlijke keuze, maar vandaag de dag leert de praktijk dat dit niet meer belangrijk is. Door het toenemende gebruik van het internet weet iedereen dat webshops vanuit de huiskamer kunnen ontstaan of dat men op wisselende locaties werkzaam is. Steeds meer bedrijven en particulieren maken gebruik van onze service en communiceren naar hun relaties dat de post door een extern bedrijf (PriPost) professioneel wordt verwerkt.
De Sanctiewetgeving is gericht op het voorkomen van witwassen en het financieren van terrorisme. De Sanctiewet 1977 vormt de wettelijke basis voor nationale regels ter uitvoering van internationale sanctiemaatregelen. Door de oplopende politieke spanningen sinds het conflict in de Oekraïne en de vliegramp met vlucht MH17, hebben de Europese Unie en de Verenigde Staten sancties afgekondigd tegen personen en entiteiten die betrokken zijn bij dit conflict. De Nederlandse financiële sector heeft een belangrijke functie als ‘poortwachter’ bij de uitvoering van die sancties. De toezichthouders verwachten ook van PriPost, als verstrekker van (post)adressen dat wij zaken doen met betrouwbare partijen en onze klanten controleren en monitoren.
In deze tijd, waarin steeds minder post wordt verstuurd, is het in de meeste gevallen goedkoper de postkamer uit te besteden. PriPost heeft hiervoor de juiste kennis en ervaring in huis. Neem contact op met onze salesmanager voor een afspraak en een vrijblijvende offerte.
Een UBO-verklaring wordt opgemaakt voor een bedrijf. In geval je meerdere bedrijven hebt, zal er per bedrijf een UBO-verklaring moeten worden opgesteld, ongeacht het aantal Postboxen. Heb je voor 1 bedrijf meerdere Postboxen, dan hoeft er maar één UBO-verklaring te worden verstrekt.
Het is voor de wet niet van belang waar een bedrijf is gevestigd. Ook door in het buitenland gevestigde ondernemingen dient een UBO-verklaring te worden verstrekt.
PriPost is voor iedereen die een postadres nodig heeft in Nederland of Spanje (andere landen zullen volgen), ongeacht waar je woonachtig bent of waar jouw bedrijf gevestigd is. Wij sturen jouw post door naar jouw adres in binnen- of buitenland. Ook kunnen wij de post voor je scannen en digitaal naar je verzenden. Een andere optie is dat wij de post voor je bewaren en op afroep doorsturen.
Juist omdat er steeds minder fysieke post komt, is het verstandig dit professioneel uit te besteden aan een externe partij. Dit scheelt je namelijk in de kosten en in tijd! Een traditionele postbus van PostNL kost al snel honderden euro’s per jaar en daarbij komt nog de tijd die je iedere keer kwijt bent om naar de postbus te rijden (om er vervolgens achter te komen dat er helemaal geen post is of een reclame folder). PriPost biedt een moderne en flexibele oplossing waarbij je de kosten in de hand houdt, een zakelijke uitstraling hebt en privé en zaken gescheiden zijn.
Bij PriPost houden we de kosten laag en maken we het je tegelijkertijd gemakkelijk. Omdat je nooit meer de deur uit hoeft om de post op te halen. En met de mogelijkheid om digitaal en online je post te lezen, zodat je nooit meer iets hoeft te missen.
Bovendien zijn we professioneel en goed georganiseerd, om je de beste service te kunnen bieden. Jouw (particuliere) post is bij ons in goede handen. Zodat je kunt vertrouwen op een postadres voor particulieren, waar je voortaan jouw fysieke post kunt ontvangen.
PriPost maakt gebruik van een eenvoudig en praktisch betaalsysteem. Je betaalt d.m.v. een online portemonnee, dat wij een ‘depot’ noemen. Bij de aanvraag stort je een bedrag in jouw depot van minimaal € 50,00 middels oa iDeal, Mistercash, Sofort, CreditCard.
Wanneer wij jouw post verwerken, verrekenen wij dat met het geld dat in jouw depot staat. Je ontvangt van tijdig een bericht om het depot aan te vullen. Je kunt jouw depot ook aanvullen door een automatische incasso.
Maandelijks krijg je een gespecificeerde factuur met daarin een duidelijk overzicht van de gemaakte kosten.
Wanneer je nog een restsaldo hebt in het depot wordt dit na de beëindiging teruggestort via de service payment providor. Een uitzondering hierop is wanneer je nog andere diensten afneemt van PriServices die ook verrekend worden met het depot.
Ja, dit is mogelijk. Wij kunnen jouw post overal naar doorsturen, ongeacht welk land je verblijft.
Wanneer je wilt dat we de post langer dan 14 dagen voor je bewaren wordt er een paar cent per poststuk in rekening gebracht. Dit gebeurt in grote kluizen zodat we er zeker van zijn dat jouw post veilig is opgeslagen.
In bepaalde specifieke gevallen kan een persoon of de personen behorend tot het hoger leidinggevend personeel worden genoteerd als UBO(s) (de ‘Pseudo-UBO’). Bijvoorbeeld als er op grond van aandelen, stemrecht of eigendom geen UBO te achterhalen is. Dit geldt ook voor beursgenoteerde ondernemingen. Deze regeling garandeert dat voor iedere rechtspersoon een UBO kan worden geregistreerd. Het aanwijzen van het hoger leidinggevend personeel is een uiterste terugvaloptie en kan alleen na uitputting van alle mogelijke middelen om de UBO te achterhalen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, dan wel als er enige twijfel bestaat of de UBO inderdaad de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft.
Voor de toepassing van het begrip moet onder ‘hoger leidinggevend personeel’ het statutair bestuur van de cliënt worden verstaan.
Wij kunnen ons dat heel goed voorstellen. Post kan privé informatie bevatten waarvan je niet wilt dat anderen dit zien. PriPost heeft zijn procedures zo ingericht dat post niet gelezen wordt door de medewerkers. Het scannen gebeurt in een geautomatiseerd proces. Zelfs de enveloppen worden in 98% van de gevallen geautomatiseerd geopend.
Daarnaast heeft iedere medewerker verplicht een VOG en wordt scanpost altijd verwerkt door twee medewerkers, zodat er controle is.
Vaak is dat heel duidelijk, bijvoorbeeld een Makro folder. Wanneer wij twijfelen of iets reclame is, sturen we je eerst een omslagscan. Je kunt dan zelf bepalen wat er met de inhoud moet gebeuren. Wij kunnen het scannen, doorsturen of vernietigen. Sortering op reclame vindt plaats voordat de enveloppe is geopend.
Nee, je kunt onze Postbox NIET gebruiken om je in te schrijven in de Basisregistratie Personen (BRP) bij de gemeente. Het gaat om een kantoorlocatie, die je ook als particulier postadres kunt gebruiken. De gemeente staat niet toe om te ‘wonen’ op zo’n kantoorlocatie. Bovendien kun je er geen gebruik van maken als briefadres voor de gemeente. Post van de gemeente blijf je dus op jouw woonadres ontvangen.
Op dit moment krijg je nog geen bericht wanneer er post voor je binnen is gekomen. Echter, wij verwerken de post altijd volgens jouw instellingen.
- Wanneer je hebt gekozen voor scannen, wordt je post direct na ontvangst gescand en geüpload in het klantenportaal.
- Wanneer je hebt aangegeven eerst een enveloppescan te willen ontvangen, kun je direct zien wat voor poststuk het betreft en kun je via het portaal aangeven wat wij ermee moeten doen.
- Heb je gekozen voor doorsturen met een bepaalde frequentie? Dan ontvang je van ons per email een bericht op de dag dat wij post naar je verzenden.
- Maak je gebruik maakt van mogelijk om post op afroep door te sturen, dan ontvang je bericht op het moment dat er post voor jou is ontvangen en kun je in het klantenportaal aangegeven wanneer je het wilt ontvangen.
Aangetekende post is post waarvoor voor ontvangst een handtekening geplaatst moet worden. Dit kan post zijn die door PostNL wordt geleverd maar ook aangeboden worden door koeriers van bijvoorbeeld DHL, FedEX of een deurwaarder. Wanneer je dit hebt aangegeven bij de instellingen voor aangetekende post in het klantenportaal wordt post door PriPost aangenomen. Een medewerker zal daar dan voor tekenen. De post wordt vervolgens verwerkt op de manier zoals je dat hebt ingesteld. Zo is het ook mogelijk dat je aangeeft dat je aangetekende post direct doorgestuurd wilt hebben als aangetekende post.
Om ook pakketten te kunnen ontvangen heb een (gratis) PriParcel account nodig. De PriPost locaties zijn bedoeld voor post en hebben niet de mogelijkheid om pakketten te kunnen verwerken.