Vragen en antwoorden op al je vragen
Op veel pagina’s kom je een blokje tegen met vragen over dat specifieke onderwerp. Op deze pagina zijn deze en nog meer vragen gebundeld. Heb je een vraag die er niet bij staat….. laat het ons weten. Wij zijn enthousiast je als klant te mogen begroeten en geven zorgvuldig antwoord op elke vraag!
Vragen en antwoorden op de meest gestelde vragen
Hoewel zeldzaam, kan het in een enkel geval voorkomen dat het niet mogelijk is (door beperkingen in automatisering bij de betreffende instantie) om extra adresinformatie, zoals een Postboxnummer, te vermelden. De mogelijkheid voor een tweede adresregel ontbreekt dan. Je kunt als alternatief bijvoorbeeld wel het Postboxnummer in de tenaamstelling vermelden, bijv: Jan Jansen (R320). In de praktijk zien we dat dit weinig tot geen problemen oplevert. Mocht het voorkomen dat een boxnummer ontbreekt, dan zal PriPost kijken naar de bedrijfsnaam (of geadresseerde) en ervoor zorgen dat de post alsnog in de juiste Postbox terecht komt.
Meer informatie over de verschillende mogelijkheden om het boxnummer te vermelden, vind je op www.pripost.eu/boxvermelding. Let op! Bij het niet vermelden van het boxnummer worden extra verwerkingskosten per poststuk in rekening gebracht. Deze kosten worden niet berekend wanneer je ons hebt laten weten dat vermelding echt niet mogelijk is en wij dit hebben kunnen controleren. Op dit moment zijn bij ons alleen de verhuisservice van PostNL en Waternet bekend. Heb je nog een instantie gevonden waarbij je tegen hetzelfde probleem aanloopt? Dan vernemen wij dit graag en kunnen wij na controle dit toevoegen aan de lijst.
Klik hier voor meer informatie over de notering van jouw adres.
Ja, dit is mogelijk. Je kunt jouw instellingen op ieder moment wijzigen via het online klantenportaal. Zo is het wijzigen van bijvoorbeeld de frequentie van doorsturen of het aanpassen van jouw postadres eenvoudig gedaan. Wanneer je de primaire verwerkingsinstelling wijzigt (doorsturen, scannen of bewaren) dan zal dit pas ingaan vanaf de volgende facturatieperiode. De naam van de aanvrager (Postboxhouder) en eventueel de bedrijfsnaam (in geval van een bedrijfsaanvraag) zijn echter niet te wijzigen, omdat daarmee de overeenkomst is aangegaan.
Post in jouw Postbox wordt ontvangen op naam van de geadresseerde. PriPost controleert of de naam hoort bij het Postboxnummer. Dit is van belang om te voorkomen dat bij het sorteerproces post bij een verkeerd persoon terecht komt. Je kunt kosteloos vier extra geadresseerden toevoegen aan jouw lijst met geadresseerden (in totaal dus 5). Vanaf de zesde wordt een klein bedrag in rekening gebracht. Je kunt op deze manier bijvoorbeeld ook post door ons laten verwerken voor je gezinsleden door hun namen als geadresseerde toe te voegen. Als je anoniem post ontvangt, kun je ook een fictieve naam opgeven. Voor zakelijke klanten kunnen dus ook meerdere bedrijfsnamen worden opgegeven.
Juist omdat er steeds minder fysieke post komt, is het verstandig dit professioneel uit te besteden aan een externe partij. Dit scheelt je namelijk in de kosten en in tijd! Een traditionele postbus van PostNL kost al snel honderden euro’s per jaar en daarbij komt nog de tijd die je iedere keer kwijt bent om naar de postbus te rijden (om er vervolgens achter te komen dat er helemaal geen post is of een reclame folder). PriPost biedt een moderne en flexibele oplossing waarbij je de kosten in de hand houdt, een zakelijke uitstraling hebt en privé en zaken gescheiden zijn.
Nee, PriPost staat helemaal los van PostNL.
Nee, er zitten zelfs behoorlijke verschillen tussen. We hebben de belangrijkste verschillen op een rijtje gezet:
 |  |
|
| Kosten per jaar | ||
| Eenmalige kosten | ||
| Contractduur | ||
| Inclusief kantooradres | ||
| Pakketten ontvangen | ||
| Reclame filteren | ||
| Post scannen |
Het kan zijn dat deze niet door de spamfilter is gekomen, dus kijk in de spammap/ongewenste post ter controle. Kun je de mail ook daar niet vinden? Neem dan contact met ons op.
Aan het begin van het aanvraagproces kies je zelf uit de lijst een letter en een nummer. Deze twee samen vormen jouw unieke Postboxnummer.
De procedure is eenvoudig:
- Klik op ‘direct aanvragen’ en kies vervolgens een letter en een nummer, samen vormt dit jouw unieke Postboxnummer
- Vul de gevraagde gegevens in en controleer deze
- Na jouw akkoord kun je de overeenkomst digitaal ondertekenen
Na de aanvraag kun je jouw nieuwe postadres direct communiceren naar al jouw relaties. Je kunt je Postbox ook direct instellen met jouw persoonlijke voorkeuren voor wat betreft de postverwerking. Dit gaat allemaal heel gemakkelijk via het online klantenportaal.
Nee. PriPost staat volledig los van PostNL of TNT.
PriPost stort direct de volgende werkdag na de beëindiging het overgebleven depotbedrag terug op het opgegeven rekeningnummer.
Bij PriPost heb je geen minimale contractduur noch een opzegtermijn. De overeenkomst is dus elk moment opzegbaar. De eerste werkdag na de beëindiging wordt een eventueel resterend depotsaldo teruggestort.
Het is belangrijk dat je ruim op tijd al jouw relaties inlicht dat jouw postadres is gewijzigd. Maar wat als er toch nog post binnen komt? Geen zorgen… wij zien jouw post als onze verantwoordelijkheid en bieden als service dat wij jouw post nog tot 31 dagen na de beëindiging in ontvangst nemen. Alleen:
- wordt er geen post meer verwerkt volgens de instellingen
- worden er geen pakketten en aangetekende stukken meer aangenomen
Wat gebeurt er met jouw post?
Zoals hierboven vermeld wordt de nog binnenkomende post netjes verzameld en na 1 maand op onze kosten verzonden naar jouw standaard postadres. Je kunt dit adres eventueel wijzigen in het klantenportaal.
Toch niet opzeggen?
Wanneer je binnen deze maand een storting doet van minimaal € 25,- in jouw depot, zal de postverwerking weer hervat worden volgens jouw instellingen. De lopende kosten worden dan verrekend met het depot.
Je hebt het recht jouw aanvraag tot 14 dagen na de dag van de aanvraag, zonder opgave van reden te annuleren. Je krijgt dan het volledige depotbedrag gecrediteerd. Om gebruik te maken van dit recht kun je contact met ons opnemen via klantenservice@pripost.eu. Wij zullen vervolgens het verschuldigde depotbedrag binnen 14 dagen na aanmelding van de annulering terugstorten.
Beëindigen van de overeenkomst
Je overeenkomst is op elk moment opzegbaar en kent geen minimale contractduur.
Opzeggen kan alleen via het klantenportaal. Nadat je bent ingelogd klik je op Mijn postboxen. Klik naast de Postbox die u wilt beëindigen op ‘Opzeggen’ en vul de gevraagde info in. Door hierop te klikken kan een datum van opzegging worden gekozen en geef je je rekeningnummer op waar een eventueel resterend saldo uit het depot op kan worden teruggestort. Dit wordt direct de volgende werkdag verwerkt.
De beëindiging gaat ook direct de volgende dag in. Het is dus belangrijk dat je al jouw relaties eerst hebt ingelicht dat jouw postadres gaat wijzigen, voordat je beëindigt.
Licht op tijd je afzenders in wanneer je de Postbox beëindigd. Helaas is onze ervaring is dat er na de opzegging toch nog post binnenkomst. We sparen deze post gedurende 1 maand op en mocht je bij je besluit blijven om de Postbox te beëindigden sturen we deze post retour afzender. Wil je je Postbox in deze tijd toch nog houden dan verwerken we die post weer volgens je instellingen. Ook na deze maand sturen we eventuele post netjes retour afzender.
Het kan gebeuren dat jouw Postbox wordt beëindigd omdat er onvoldoende saldo in je depot is. Je hebt hier dan al verschillende notificaties over ontvangen en je kunt in het klantenportaal altijd je actuele saldo controleren. Op het moment dat het saldo nul is beëindigen we direct de overeenkomst. Ook in dit geval sparen we de post gedurende één maand op. Was het niet jouw bedoeling om de overeenkomst te beëindigen? Je hebt dan één maand de tijd om zonder extra kosten een storting te doen. Dan heractiveren we je account en verwerken we de post weer zoals je hebt ingesteld.
Nadat de overeenkomst is beëindigd nemen we geen aangetekende post en/of pakketten aan. Die zullen direct retour afzender worden gestuurd.
PriPost heeft de wettelijke verplichting de identiteit van haar klanten te controleren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Een kopie kun je beveiligd uploaden in het klantenportaal. Het is ook mogelijk om langs te komen op een van onze kantoren om het ID persoonlijk te laten zien. PriPost bewaart namelijk geen kopie van jouw ID. Wij noteren enkel de volgende gegevens en controleren deze op juistheid:
- Volledige naam
- Geboortedatum
- Document nummer
- Soort document
- Afgifte datum
- Instantie
Welke ID’s wordt geaccepteerd?
- Paspoort
- Nationale identiteitskaart (NIC)
- Nederlands rijbewijs
- Nederlands vreemdelingendocument
Het kopie ID dient duidelijk leesbaar te zijn. Ook zijn vaak voor- en achterkant nodig wanneer op de achterzijde informatie is vermeld. Je kunt indien gewenst de foto en het BSN nummer afschermen. Voor buitenlandse ID’s geld dat de MRZ code zichtbaar moet zijn.
Jouw post is bij ons in goede handen. Bij PriPost werken medewerkers die jarenlange ervaring hebben binnen het postbedrijf. Ook PriPost is gebonden aan de wet en zal jouw post overeenkomstig behandelen.
Gegevensbescherming door middel van ontwerp (design) betekent dat alleen de vereiste persoonlijke gegevens worden verzameld en dat privacykenmerken en -functionaliteit vanaf het eerste moment waarop ze zijn ontworpen, worden verwerkt in producten en services.
Gegevensbescherming standaard (default) betekent dat bedrijven passende maatregelen moeten nemen om privacyrisico’s te beperken op het moment dat de gegevens worden verzameld, evenals door deze uit te breiden op het moment van verwerking.
Individuen hebben het recht om hun persoonlijke gegevens te laten verwijderen, in het geval dat deze niet langer nodig zijn. ‘Het recht om te worden vergeten’ is ter ondersteuning van de vrijheid van meningsuiting.
Vanwege wettelijke verplichtingen (WWFT) dient PriPost de identiteit van haar klanten vast te stellen en te controleren. Dit doen we door middel van een kopie ID. Dit mag een ID kaart, paspoort, Nederlands rijbewijs of Nederlands vreemdelingendocument zijn. PriPost verwijdert het kopie direct nadat de identiteit is vastgesteld.
Bedrijven, verenigingen of stichtingen dienen ook een recent uittreksel van de KvK en een UBO verklaring af te geven.
PriPost deelt geen gegevens van haar klanten met derden, overeenkomstig onze algemene voorwaarden en privacy reglement. Post wordt door ons uitermate zorgvuldig behandeld. Werknemers zijn gecontroleerd en in het bezit van een VOG. PriPost verzorgt voor duizenden klanten uit meer dan 50 verschillenden landen de post waaronder advocaten, juristen, bewindvoerders, bekende Nederlanders, makelaars en vele grote en kleine ondernemingen. Indien gewenst en/of noodzakelijk is het mogelijk een geheimhoudingsverklaring te laten opmaken.
PriPost en de AVG
PriPost is 100% AVG compliant. Onze informatiesystemen staan op servers in Nederland.
De U.B.O. (Ultimate Beneficial Owner of Uiteindelijk Belanghebbende)
PriPost is verplicht volgens de Sanctiewetgeving ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme om de Ultimate Beneficial Owner (UBO) te identificeren. Hiermee wordt voorkomen dat personen zichzelf kunnen verbergen achter juridische entiteiten. De Sanctiewetgeving verplicht ons om de achtergrondgegevens van onze klanten te controleren. Het gaat om het vaststellen van de ‘Ultimate Beneficial Owners’ (UBO) van onze zakelijke klanten.
- Wat is een UBO?
- UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner oftewel de uiteindelijk belanghebbende.
- een UBO is een natuurlijk persoon die tenminste 25% aandelen houdt of zeggenschap in de niet- beursgenoteerde rechtspersoon kan uitoefenen;
- of die begunstigde is of bijzondere zeggenschap heeft van 25% of meer van het vermogen van een stichting of trust.
- Jouw bedrijf, vereniging of stichting heeft geen UBO maar een bestuurder. Wat moet er dan worden ingevuld?
Heb je de rechtsvorm BV, CV, NV, VOF of maatschap? Dan vragen wij jou in de UBO-verklaring één of meer Ultimate Beneficial Owner(s) (UBO) met een belang van 25% in te vullen. Heb je de rechtsvorm VVE, vereniging, stichting of kerkgenootschap? Dan vragen we jou in de UBO-verklaring de bestuurder(s) in te vullen. Heb je een eenmanszaak, ben je een natuurlijk persoon of heb je geen UBO met een belang van 25% of meer, dan volstaat de ondertekening van de UBO-verklaring. - Wat houdt de Sanctiewetgeving in?
De Sanctiewetgeving is gericht op het voorkomen van witwassen en het financieren van terrorisme. De Sanctiewet 1977 vormt de wettelijke basis voor nationale regels ter uitvoering van internationale sanctiemaatregelen. Door de oplopende politieke spanningen sinds het conflict in de Oekraïne en de vliegramp met vlucht MH17, hebben de Europese Unie en de Verenigde Staten sancties afgekondigd tegen personen en entiteiten die betrokken zijn bij dit conflict. De Nederlandse financiële sector, waaronder PriPost als verstrekker van adressen, heeft een belangrijke functie als ‘poortwachter’ bij de uitvoering van die sancties. De toezichthouders verwachten ook van ons dat wij zaken doen met betrouwbare partijen. - Waarom vraagt PriPost mij nu pas om de UBO-gegevens, terwijl ik al lang klant ben?
PriPost heeft de Ultimate Beneficial Owners (UBO) nog niet van alle (oude) klanten vastgelegd. Dit betekent dat niet vastgesteld kan worden of deze klanten op een sanctielijst voorkomen. Dit is in strijd met de Sanctiewet. Bij het accepteren van nieuwe klanten vragen wij direct de benodigde gegevens. Bij bestaande klanten, waar wij in het verleden deze acceptatievragen niet aan hebben gesteld, moeten wij de UBO-gegevens alsnog vaststellen en screenen tegen de Sanctielijsten. Momenteel wordt de naleving van de Sanctiewet steeds strenger gecontroleerd door onze toezichthouders. - Zijn er gevolgen wanneer ik geen UBO verklaring verstrek?
Wanneer wij de UBO-verklaring niet van jou ontvangen, kunnen we de achtergrondgegevens niet controleren. Wanneer je niet reageert, kan dit betekenen dat wij de PriPost overeenkomst moeten beëindigen. Natuurlijk doen wij dat liever niet. Daarom is het belangrijk dat je de UBO-verklaring correct invult en zo snel mogelijk upload via het klantenportaal. - Ik heb meerdere Postboxen. Volstaat dan één UBO verklaring?
Een UBO verklaring wordt opgemaakt voor een bedrijf. In geval je meerdere bedrijven hebt, zal er per bedrijf een UBO verklaring moeten worden opgesteld, ongeacht het aantal Postboxen. Heb je voor 1 bedrijf meerdere Postboxen, dan hoeft er maar 1 UBO verklaring te worden verstrekt. - Mijn bedrijf is niet gevestigd in Nederland
Het is voor de wet niet van belang waar een bedrijf is gevestigd. Ook voor in het buitenland gevestigde ondernemingen dient een UBO verklaring te worden verstrekt. - Waar vind ik de UBO verklaring?
Deze kun je eenvoudig downloaden via de volgende link: https://www.pripost.eu/download/pripost_ubo_verklaring.pdf
Na invulling en ondertekening kun je deze als PDF uploaden in het klantenportaal. - Waar kan ik terecht met vragen?
Indien je vragen hebt, kun je contact opnemen met de klantenservice van PriPost. Wij zijn te bereiken op werkdagen van 09.00 tot 17.30 uur op 070-2210460 of stel je vraag via een suppoortticket in het klantenportaal. We helpen je graag!
PriPost biedt het meest praktische en voordelige alternatief. Praktisch omdat je nooit meer de deur uit hoeft om je post op te halen. Ongeacht waar je verblijft, kun je altijd inzage hebben in jouw post. Voordelig omdat we in Nederland veruit de goedkoopste aanbieder zijn. We zijn een professioneel en goed georganiseerd bedrijf met een zeer hoge, persoonlijke service voor onze klanten. Jouw post is bij ons in goede handen.
PriPost is voor iedereen die een postadres nodig heeft in Nederland of Spanje (andere landen zullen volgen), ongeacht waar je woonachtig bent of waar jouw bedrijf gevestigd is. Wij sturen jouw post door naar jouw adres in binnen- of buitenland. Ook kunnen wij de post voor je scannen en digitaal naar je verzenden. Een andere optie is dat wij de post voor je bewaren en op afroep doorsturen.
In deze tijd, waarin steeds minder post wordt verstuurd, is het in de meeste gevallen goedkoper de postkamer uit te besteden. PriPost heeft hiervoor de juiste kennis en ervaring in huis. Neem contact op met onze salesmanager voor een afspraak en een vrijblijvende offerte.
Het blijft een persoonlijke keuze, maar vandaag de dag leert de praktijk dat dit niet meer belangrijk is. Door het toenemende gebruik van het internet weet iedereen dat webshops vanuit de huiskamer kunnen ontstaan of dat men op wisselende locaties werkzaam is. Steeds meer bedrijven en particulieren maken gebruik van onze service en communiceren naar hun relaties dat de post door een extern bedrijf (PriPost) professioneel wordt verwerkt.
Nee, PriPost staat helemaal los van PostNL.
Om jouw Postboxadres te kunnen gebruiken als vestigingsadres voor de KvK dien je een aparte overeenkomst te sluiten met Beesiks Office Space (eigenaar van de locaties) voor een lidmaatschap. Meer informatie hierover vind je op www.beesiksoffice.space. Vestigingsadressen zijn beperkt beschikbaar.
De overeenkomst die je met PriPost hebt is alleen te gebruiken als correspondentieadres voor de KvK.
Ja, dat is mogelijk. Er zijn inmiddels veel webshops waar wij de retouren voor verwerken. Meer informatie hierover kun je hier vinden.
Nee, er zitten zelfs behoorlijke verschillen tussen. We hebben de belangrijkste verschillen op een rijtje gezet:
| |
|
| Kosten per jaar | ||
| Eenmalige kosten | ||
| Contractduur | ||
| Inclusief kantooradres | ||
| Pakketten ontvangen | ||
| Reclame filteren | ||
| Post scannen |
Een Postbox kan tot 80% goedkoper zijn dan een reguliere postbus. Een Postbox heb je al vanaf € 0,99 exclusief BTW per week! Een volledig overzicht van de tarieven vind je hier.
Ja, dit is zeker mogelijk. Op dit moment heeft PriPost klanten in meer dan 50 landen van de wereld. Veel mensen die voor korte of langere tijd in het buitenland verblijven laten hun post door ons verwerken. Waar je ook woont, verblijft of gaat wonen, in binnen- of buitenland, je postadres hoeft niet meer te wijzigen. Je hoeft alleen aan PriPost jouw nieuwe adres door te geven. Voor jouw relaties blijft het postadres dus ongewijzigd. Gemakkelijk, eenvoudig en voordelig.
PriPost heeft op dit moment drie vestigingen in Nederland (Amsterdam, Rotterdam Leidschendam) en één in Spanje (Barcelona). Omdat wij jouw post verwerken (doorsturen, scannen, bewaren) hoef je de post niet zelf op te halen, waardoor de locatie eigenlijk niet van belang is. Meer informatie over de locaties kun je vinden op deze pagina. Je kunt met jouw Postboxnummer post ontvangen op de alle PriPost adressen.
Jazeker, je kunt jouw Postbox adres gebruiken voor vermelding op een website of visitekaartje. Je hebt daarbij de keuze uit twee soorten adressen: een postbus adres en een fysiek kantooradres. Veel bedrijven en webshops maken op deze manier gebruik van onze dienstverlening. Je kunt jouw bedrijf ook vestigen (KvK) op een Postbox adres. Meer informatie hierover kun je hier vinden.
Ja, dit is zeker mogelijk, maar niet altijd noodzakelijk. Je kunt namelijk meerdere geadresseerden (bedrijven en namen van personen) opgeven per Postbox. Standaard zijn er in de wekelijkse vastrechtkosten vier geadresseerden inbegrepen. Vanaf de vijfde wordt € 0,21 excl BTW per week per geadresseerde berekend. Wanneer je de post wilt scheiden, dan kun je meerdere Postboxen gebruiken.
PriPost heeft op dit moment in Nederland locaties in Leidschendam, Rotterdam en Amsterdam. In het buitenland hebben we nu een locatie in Barcelona en hier zullen in de toekomst vestigingen bijkomen. Met één en hetzelfde Postboxnummer kun je meerdere locaties gebruiken om post/pakketten te ontvangen.
Hoe je het postadres communiceert en noteert, kun je vinden op de pagina postadres notering.
Een voorbeeld:
| Locatie Amsterdam | Locatie Rotterdam | Locatie Leidschendam | Postbus locatie |
|---|---|---|---|
| (Uw naam/Bedrijfsnaam) Keurenplein 41 Unit (Letter en nummer) 1069CD Amsterdam Nederland | (Uw naam/Bedrijfsnaam) Strevelsweg 700 Unit 303 - (Letter en nummer) 3083AS Rotterdam Nederland | (Uw naam/bedrijf) Gravin Juliana van Stolberglaan 31 Unit (Letter en Nummer) 2263AB Leidschendam Nederland | (Uw naam/bedrijf) Postbus 1000 Unit (Letter en Nummer) 2260BA Leidschendam Nederland |
Een Postbox is eenvoudig online aan te vragen. Je kunt jouw nieuwe postadres direct na de aanvraag communiceren naar al jouw relaties.
Nadat je de overeenkomst digitaal hebt ondertekend, kun je via het online klantenportaal jouw Postbox gaan instellen. Hierbij geef je aan hoe je wenst dat wij jouw post moeten verwerken. Je hebt onder andere de volgende opties:
- je kiest voor scannen, doorsturen of bewaren
- wel/niet filteren van geadresseerde reclame (gratis)
- wel/geen ontvangst aangetekende poststukken
- wel/geen ontvangst van pakketten
- de namen van de geadresseerden
- etc.
Je kunt deze instellingen altijd weer aanpassen via het online klantenportaal.
Je kunt zowel het postbusadres als het fysieke kantooradres gebruiken op jouw website. Veel ondernemers gebruiken het kantooradres op hun website of drukwerk om zo privé en zaken te scheiden.
Waar veel ondernemers niet van op de hoogte zijn, is dat je als bedrijf de wettelijke verplichting hebt (zeker met een webshop) om een fysiek adres op de website te vermelden.
In samenwerking met Beesiks Office Space (eigenaar van de locaties waar PriPost gevestigd is), is het ook mogelijk om het kantooradres als vestigingsadres voor de KvK te gebruiken. Meer informatie hierover kun je hier vinden.
Hieronder een afbeelding zoals google maps streetview de locatie in Amsterdam toont. (Wij zijn gevestigd in het middenblok)
