Privacyverklaring

Algemeen

PriPost BV hecht veel waarde aan uw privacy. Wij streven er naar om diensten van hoge kwaliteit te leveren, waarbij betrouwbaarheid één van de belangrijkste prioriteiten is. Bij het ontwerpen van onze diensten en producten is veel aandacht besteed aan privacy maatregelen en dataminimalisatie. PriPost BV is een dochteronderneming van PriGroup BV.

PriGroup BV

Deze privacyverklaring is van toepassing PriGroup BV en op alle dochterondernemingen van PriGroup BV en hun handelsnamen.

De dochterondernemingen van PriGroup BV zijn, met het oog op de AVG, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke. De (administratieve) verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats in het PriPortal (www.priportal.eu). De persoonsgegevens worden opgeslagen bij onze hostingprovider. Wij hebben met hen een overeenkomst waarin afspraken zijn gemaakt om de beveiliging van de persoonsgegevens te garanderen. Wij hebben bepaalde eisen gesteld aan de beveiliging waaraan zij voldoen. Vanwege de gezamenlijke administratieve verwerking van de persoonsgegevens in het PriPortal vindt er onderlinge gegevensuitwisseling plaats tussen de dochterondernemingen van PriGroup BV.

PriGroup BV en haar dochterondernemingen delen geen gegevens met derden. Zo is het niet mogelijk dat wij persoons- en/of adres gegevens van een Accounthouder vertrekken aan iemand die dit telefonisch, schriftelijk of digitaal verzoekt. Uw persoonlijke gegevens zijn alleen inzichtelijk voor gescreend personeel verbonden aan PriGroup BV. Een uitzondering hierop kan zijn wanneer dit wij wettelijk worden verplicht.

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de websites en de daarop ontsloten dienstverlening van de ondernemingen binnen de PriGroup BV (waaronder ook het PriPortal). De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 25-05-2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Deze privacyverklaring beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld.

Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens. Als u vragen heeft over onze privacyverklaring kunt u contact opnemen met ons contactpersoon voor privacy zaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van de privacyverklaring.

Over de gegevensverwerking

Wij verwerken verschillende persoonsgegevens om de dienstverlening te kunnen leveren aan de klanten. Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienst en dan voor de wet- en regelgeving welke op de dienstverlening van toepassing is.

Algemeen

Een aantal verwerkingen zijn uniform voor alle bedrijven onder PriGroup BV. Deze worden hieronder beschreven. Verder in de privacy verklaring wordt ingegaan op de specifieke verwerking van de bedrijven afzonderlijk. Daarna vindt u in een overzicht van de persoonsgegevens welke verwerkt worden, door welk bedrijf, met welk doel en met wie deze worden gedeeld.

Nieuwsbrief

De nieuwsbrieven worden via Mailjet verstuurd. Hiervoor gebruiken wij de naam en het e-mailadres die van u als Accounthouder bekent bij ons zijn. U kunt zich op ieder moment afmelden voor de nieuwsbrief. Dit kunt u doen door onderaan de e-mails op ‘uitschrijven’ of ‘unsubscribe’ te klikken.

Het is ook mogelijk om als niet klant geabonneerd te zijn op de nieuwsbrief, bijvoorbeeld wanneer u gebruik wilt maken van een kortingsactie of wanneer u geïnformeerd wilt blijven. Ook dan is het mogelijk om uzelf op ieder moment af te melden door onderaan de e-mails op ‘uitschrijven’ of ‘unsubscribe’ te klikken. Als niet klant worden uw gegevens voor niets anders gebruikt dan voor de nieuwsbrief.

Het contactformulier

Indien u gebruik maakt van het contactformulier op een van de websites, worden de daarbij ingevulde gegevens alleen gebruikt voor het beantwoorden van de vraag en om contact op te nemen. Deze zullen niet langer bewaart worden.

Beveiliging

PriGoup BV en haar dochterondernemingen besteden vanwege de aard van de dienstverlening en het vertrouwen dat men in haar dienstverleningen moet kunnen stellen, veel zorg aan technische en organisatorische vormen van beveiliging van uw gegevens. Zo zijn er goede, transparante afspraken gemaakt met de partijen welke toegang hebben tot de gegevens op het gebied van vertrouwelijkheid, bewaartermijn en medewerkingen. Daarnaast worden de gegevens versleuteld opgeslagen en zijn er verschillende beleidstukken voor medewerkers om de veiligheid van de informatie te waarborgen.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan PriGroup BV of haar dochterondernemingen op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen. Daarvan zullen wij u, indien mogelijk binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt, op de hoogte brengen.

Verwijdering van gegevens

Als Accounthouder kunt u zelf uw account verwijderen. Op het moment van verwijdering worden alle persoonsgegevens verwijderd tenzij er een wettelijke bepaling is die dit verbiedt (Wwft en fiscale bewaarplicht).

PriPost BV

De volgende verwerking is van toepassing wanneer u dienstverlening afneemt van PriPost BV.

NAW Gegevens

Hieronder wordt verstaan:

  • Naam- en adresgegevens
  • E-mailadres(sen)
  • Telefoonnummer(s)
  • IP-adres

Bij een bedrijfsaanvraag eveneens:

  • Bedrijfsgegevens
  • Uittreksel KvK
  • UBO verklaring

Voor zover dit nog niet is gedaan door het afnemen van een andere dienst van een van de dochterondernemingen onder de PriGroup BV, hebben wij deze gegevens nodig voor de identificatie van en communicatie met de Accounthouder en voor het verwerken van post. Daarnaast verleent PriPost BV domicilie aan haar klanten volgens het bepaalde in de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Om te voldoen aan de wettelijke controleverplichting heeft PriPost BV in het geval van een aanvraag van een niet natuurlijk persoon, een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel en een UBO (Ultimate Beneficial Owner’ of uiteindelijk belanghebbende) verklaring nodig ter beoordeling of wij als PriPost BV zaken mogen doen met deze accounthouder. Voor toegang voor het online klantenportaal wordt het IP-adres uit veiligheidsoverwegingen toegevoegd aan een whitelist.

Voor persoonsgegevens welke eventueel te vinden zijn in de post van de Accounthouder is PriPost BV niet verantwoordelijk. PriPost BV verwerkt immers de post en niet de (persoons)gegevens die eventueel in deze post zijn vermeld. Deze verwerking valt daarom ook niet onder de definitie van ‘Verwerken’ zoals beschreven is in de AVG.

Er kunnen gevallen waarin PriPost BV wél de verwerker is van persoonsgegevens die in post van de Accounthouder zijn vermeld. Dit is het geval wanneer de Accounthouder kiest voor de scanservice, waarbij het kan zijn dat er persoonsgegevens worden opgeslagen in een PDF. Deze manier van opslaan valt ook onder de definitie van verwerken ingevolgde de AVG. PriPost BV extraheert echter op geen enkele manier data uit de gemaakte scans van de Accounthouder.

De Accounthouder bepaalt dus zelf op welke manier zijn post verwerkt wordt en kan dit ook wijzigen. Het is daarom niet mogelijk voor PriPost BV om met elke klant die kiest voor de scanservice een individuele Verwerkersovereenkomst aan te gaan. Om die reden is er in de Algemene Voorwaarden een clausule opgenomen waarin beschreven wordt dat wanneer de Accounthouder kiest voor de scanservice, de Algemene Verwerkersovereenkomst automatisch in werking treedt.

De Algemene Verwerkersovereenkomst kunt u vinden via de volgende link:
https://www.pripost.eu/download/algemene-verwerkersovereenkomst-PriPost.pdf

Kopie ID

Zoals vermeld heeft PriPost BV volgens de Wwft de wettelijke verplichting de identiteit van zijn klanten te controleren. Wij doen dit onder andere aan de hand van een kopie ID, waar we deze vervolgens bij partijen controleren op echtheid (gestolen, vermist, ongeldig, ingetrokken etc.). Na deze check en het overnemen van de benodigde gegevens wordt het kopie permanent verwijderd. Wij hebben met de partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten om de veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen.

Het is ook mogelijk als klant om bij ons lang te komen op kantoor voor de identificatie. In dit geval hebben wij geen kopie nodig en nemen wij alleen de benodigde gegevens over.

De benodigde gegevens:

  • Soort document
  • Volledige namen
  • Geboortedatum
  • Datum van afgifte
  • Uitgevende instantie
  • Documentnummer
  • Nationaliteit

De Wwft verplicht PriPost BV de volgende gegevens tot 5 jaar na beëindiging van de dienst te bewaren:

  • Volledige namen
  • Adres en woonplaats
  • Bedrijfsgegevens
  • Uittreksel KvK
  • UBO verklaring
  • Soort document
  • Geboortedatum
  • Datum van afgifte
  • Uitgevende instantie
  • Documentnummer
  • Nationaliteit

Hierna is er geen reden meer om deze gegevens te behouden en zullen deze dan ook worden verwijderd, tenzij deze nodig zijn voor andere diensten van PriGroup BV of één van haar dochterondernemingen.

De status van de Postbox zal (indien nodig) worden veranderd naar STANDBY aangezien wij de verwerking van persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden waarvoor de gegevens verstrekt zijn.

PriOffice BV

De volgende verwerking is van toepassing wanneer u dienstverlening afneemt van PriOffice BV (voorheen Beesiks Office Space).

NAW Gegevens

Hieronder wordt verstaan:

  • Naam- en adresgegevens
  • E-mailadres(sen)
  • Telefoonnummer(s)
  • IP-adres

Bij een bedrijfsaanvraag eveneens:

  • Bedrijfsgegevens
  • Uittreksel KvK
  • UBO verklaring

Voor zover dit nog niet is gedaan door het afnemen van een andere dienst van een van de dochterondernemingen onder de PriGroup BV, hebben wij deze gegevens nodig voor de identificatie van en communicatie met de Accounthouder. Daarnaast verleent PriOffice BV  domicilie aan haar klanten volgens het bepaalde in de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Om te voldoen aan de wettelijke controleverplichting heeft PriOffice BV in het geval van een aanvraag van een niet natuurlijk persoon, een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel en een UBO (Ultimate Beneficial Owner’ of uiteindelijk belanghebbende) verklaring nodig ter beoordeling of wij als PriOffice BV zaken mogen doen met deze accounthouder. Voor toegang voor het online klantenportaal wordt het IP-adres uit veiligheidsoverwegingen toegevoegd aan een whitelist.

Kopie ID

De verwerking van het kopie ID vindt plaats op eenzelfde manier als beschreven onder PriPost BV.

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben.

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Aangezien de verantwoordelijkheid van de integriteit van de persoonsgegevens bij u ligt, dient u de wijziging via de daarvoor bedoelde instellingenformulier door te geven. Na verwerking van de wijziging ontvangt u een bevestiging van de wijziging op het bij ons bekende e-mailadres.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt.

Recht op gegevenswissing / vergetelheid

Het recht van gegevenswissing is het recht op verwijdering van gegevens wanneer er geen goede reden (meer) is om de gegevens nog langer te verwerken.

In het geval van PriGroup BV of de dochterondernemingen zijn wij beperkt in het naleven van het recht op gegevenswissing. U kunt zich alleen beroepen op dit recht wanneer u de overeenkomst beëindigd of wanneer deze reeds is beëindigd. Eerder kan niet, omdat wij de persoonsgegevens nog nodig hebben voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verstrekt.

De volgende gegevens zullen wij na het opzegtermijn nog 7 jaar bewaren i.v.m. de belastingwetgeving:

–          Facturen

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van PriGroup BV of één van haar dochterondernemningen. Wanneer u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. Een gevolg hiervan is dat de dienstverlening niet langer kan worden voortgezet.

U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen (direct marketing). PriGroup BV en haar dochterondernemingen verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Wijzigingen in de privacyverklaring

PriGroup BV behoudt zich ten allen tijde het recht om de privacyverklaring te wijzigen. Op deze pagina vindt u altijd de meest recente versie. Als de nieuwe privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens

PriGroup BV

Hoofdkantoor: Keurenplein 41, 1069CD Amsterdam

Administratie: Gravin Juliana van Stolberglaan 31, 2263AB Leidschendam

T +31 (0)70-2210460

E privacy@prigroup.eu

Versie 1.1 (laatste wijziging 13-07-2019)