De UBO verklaring
De U.B.O. (Ultimate Beneficial Owner = Uiteindelijk Belanghebbende)
PriPost heeft met het verlenen van een (post)adres als poortwachter de verplichting volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) de Ultimate Beneficial Owner (UBO) van onze zakelijke klanten te identificeren.
In de eerste instantie zal PriPost het UBO register raadplegen bij de Kamer van Koophandel om de UBO te achterhalen. Zijn daar echter geen UBO’s opgegeven bieden we de mogelijkheid een UBO verklaring digitaal in te vullen in het online klantenportaal.
Heb je hier vragen over? De meest gestelde vragen en antwoorden vind je hieronder.
Kom je er toch nog niet uit? Neem dan contact met ons op en we helpen je graag verder!
Vragen en antwoorden m.b.t. U.B.O verklaring
Wanneer wij de UBO-verklaring niet niet kunnen opvragen bij de Kamer van Koophandel, kunnen we de verplichte controle niet uitvoeren. We geven je dan de optie een UBO verklaring in te vullen via het PriPortal. Tot het moment dat we duidelijkheid hebben over de UBO’s blijft je account in standby. Dit kan betekenen dat wij geen post voor je kunnen verwerken en eventuele abonnementskosten doorlopen.
- UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner oftewel de uiteindelijk belanghebbende.
- Een UBO is een natuurlijk persoon die tenminste 25% aandelen houdt of zeggenschap in de niet- beursgenoteerde rechtspersoon kan uitoefenen.
- Of die begunstigde is of bijzondere zeggenschap heeft van 25% of meer van het vermogen van een stichting of trust.
De Sanctiewetgeving is gericht op het voorkomen van witwassen en het financieren van terrorisme. De Sanctiewet 1977 vormt de wettelijke basis voor nationale regels ter uitvoering van internationale sanctiemaatregelen. Door de oplopende politieke spanningen sinds het conflict in de Oekraïne en de vliegramp met vlucht MH17, hebben de Europese Unie en de Verenigde Staten sancties afgekondigd tegen personen en entiteiten die betrokken zijn bij dit conflict. De Nederlandse financiële sector heeft een belangrijke functie als ‘poortwachter’ bij de uitvoering van die sancties. De toezichthouders verwachten ook van PriPost, als verstrekker van (post)adressen dat wij zaken doen met betrouwbare partijen en onze klanten controleren en monitoren.
Eigenlijk helemaal niets… Wij moeten deze alleen controleren en bewaren zodat we voldoen aan de wetgeving.
Omdat wij domicilie verlenen (waar ook postadressen onder vallen), zijn wij verplicht jou dit te vragen. Maar de UBO-verklaring is eigenlijk bedoeld voor financiële instellingen, wat wij dus niet zijn. Echter heeft de overheid deze administratieve last ook bij ons neergelegd waardoor wij verplicht zijn dit aan onze klanten te vragen.
In bepaalde specifieke gevallen kan een persoon of de personen behorend tot het hoger leidinggevend personeel worden genoteerd als UBO(s) (de ‘Pseudo-UBO’). Bijvoorbeeld als er op grond van aandelen, stemrecht of eigendom geen UBO te achterhalen is. Dit geldt ook voor beursgenoteerde ondernemingen. Deze regeling garandeert dat voor iedere rechtspersoon een UBO kan worden geregistreerd. Het aanwijzen van het hoger leidinggevend personeel is een uiterste terugvaloptie en kan alleen na uitputting van alle mogelijke middelen om de UBO te achterhalen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, dan wel als er enige twijfel bestaat of de UBO inderdaad de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft.
Voor de toepassing van het begrip moet onder ‘hoger leidinggevend personeel’ het statutair bestuur van de cliënt worden verstaan.
Buitenlandse rechtspersonen – zoals een Ltd of GmbH – die alleen vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) hebben geen registratieplicht in Nederland. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.
Heb je de rechtsvorm BV, CV, NV, VOF of maatschap?
Dan vragen wij jou in de UBO-verklaring één of meer Ultimate Beneficial Owner(s) (UBO’s) met een belang van 25% in te vullen.
Heb je de rechtsvorm vereniging, stichting of kerkgenootschap?
Dan vragen we jou in de UBO-verklaring de bestuurder(s) in te vullen.
Heb je een eenmanszaak, ben je een natuurlijk persoon of heb je geen UBO met een belang van 25% of meer?
Dan volstaat alleen stap 1 (de bedrijfsgegevens) en de ondertekening van de UBO-verklaring.
Een UBO-verklaring wordt opgemaakt voor een bedrijf. In geval je meerdere bedrijven hebt, zal er per bedrijf een UBO-verklaring moeten worden opgesteld, ongeacht het aantal Postboxen. Heb je voor 1 bedrijf meerdere Postboxen, dan hoeft er maar één UBO-verklaring te worden verstrekt.
Nee hoor, dat is niet noodzakelijk. Het kan zijn dat er wel om wordt gevraagd in het portaal maar dan is het niet meer dan een verklaring waarbij je aangeeft dat indien je rechtsvorm wijzigt naar bijvoorbeeld een BV, je daarover ons inlicht.
