PriPost online klantenportaal

Direct inloggen

Als klant van PriPost kun je gebruik maken van het online klantenportaal. Hierin vind je een uitgebreid scala aan functionaliteiten waarmee je heel gemakkelijk jouw postzaken kunt organiseren. Het portaal is nog steeds in ontwikkeling en zal in drie fases worden opgeleverd. Fase 1 en 2 zijn inmiddels afgerond en beschikbaar en je kunt nu:

  • de status van jouw Postbox controleren
  • de Postbox instellingen wijzigen
  • het actuele saldo bekijken in het depot
  • geadresseerden toevoegen/verwijderen
  • adressen aanpassen (aanvrager-, post-, pakket-, factuur-, bedrijfsadres)
  • documenten down- en uploaden
  • scans inzien via de inbox
  • op afroep post laten doorsturen
  • support-tickets aanmaken

Lees in de tabbladen hieronder meer specifieke informatie.

online-portal

De veiligheid van jouw gegevens heeft voor ons de hoogste prioriteit. Het portaal is door middel van ‘privacy by design’ ontwikkeld waarbij de ISO-27001 norm én de nieuwe AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) als uitgangspunten zijn genomen. Een aantal belangrijke kenmerken waarmee we de veiligheid waarborgen:

  • Alle persoonsgegevens en geüploade scans worden versleuteld opgeslagen
  • PriPost bewaart geen kopieën van ID’s – na validatie worden deze direct verwijderd uit ons systeem
  • Het klantenportaal kent een IP whitelisting. Dit betekent dat je alleen kunt inloggen op het portaal vanaf een plek waarvan je het IP-adres hebt geautoriseerd. Wanneer je vanaf een andere locatie inlogt ontvang je eerst een email om het IP-adres van die locatie toe te voegen, oftewel te autoriseren. Dit doet je door op de link in de mail te klikken en daarna in te loggen.

Wanneer je scannen als primaire verwerkingsoptie hebt gekozen, dan kun je de scans terugvinden in de inbox in het klantenportaal.

  • De scans worden als PDF geüpload en zijn zichtbaar in de inbox.
  • Afhankelijk van jouw instellingen kun je bepalen wat wij moeten doen met de originele post. Dit kun je heel overzichtelijk per poststuk aangeven.
  • Het is belangrijk dat je binnen 7 dagen laat weten wat er met het poststuk moet gebeuren, anders kunnen er bewaarkosten in rekening worden gebracht.
  • Je kunt ‘slimme’ mappen aanmaken om jouw post te archiveren. Dit betekent dat je de mogelijkheid hebt een emailadres toe te voegen aan een map. Zodra een document naar die map wordt gesleept, wordt deze direct doorgestuurd naar dat mailadres.
  • Slimme mappen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om facturen direct naar een boekhoudprogramma te mailen of om documenten naar een specifieke afdeling of persoon te sturen.
  • Elk document is te downloaden. Door een selectie te maken kun je één of meerdere documenten tegelijkertijd downloaden.
  • Je kunt documenten archiveren en daarmee in het portaal laten staan, of je kunt de documenten naar de prullenbak verplaatsen, waar ze automatisch na 30 dagen definitief worden verwijderd.
  • De grootte van de opslag is onbeperkt, maar in de toekomst zullen er kosten worden gerekend boven een bepaalde hoeveelheid MB’s (hier volgt later meer informatie over).
  • Wanneer een poststuk als PDF in de inbox is geüpload, krijg je automatisch een notificatie.
  • Je hebt de optie om deze notificaties uit te zetten. Ook kun je een apart emailadres instellen om de notificaties op te ontvangen

Heb je als primaire verwerkingsoptie ‘post op afroep doorsturen’ (‘bewaren’), dan kun je via de inbox aangeven wanneer je de post wilt ontvangen. Je hoeft alleen maar een datum op te geven en PriPost zorgt ervoor dat jouw post op de door jou aangegeven dag wordt doorgestuurd naar het standaard postadres.

De komende tijd zal er verder gewerkt worden aan het portaal. De volgende functionaliteiten kun je daarin verwachten:

  • Voor klanten die als primaire verwerkingsoptie ‘post doorsturen’ hebben, zal het mogelijk zijn een notificatie te ontvangen zodra wij post voor je hebben ontvangen, inclusief het aantal poststukken. Dit zal tevens zichtbaar zijn op het dashboard, inclusief de datum waarop de post verwerkt zal gaan worden en het adres waar het naartoe zal worden gestuurd.
  • Het opwaarderen van het saldo zal in de toekomst via het portaal verlopen.
  • Voor iedere klant die minimaal 2 maanden klant is, wordt het mogelijk om het saldo op te waarderen middels automatische incasso.
  • De volledige financiële verwerking en facturatie zal via het portaal verlopen. Hiermee word realtime zichtbaar welke kosten op welk moment in rekening zijn gebracht. Het saldo is dan ook altijd actueel.
  • Er komt een app voor op je telefoon voor het inzien van scans.
  • Er wordt een API-koppeling ontwikkeld om scans direct te importeren in jouw eigen omgeving.
  • Een expert op het gebied van gebruiksvriendelijkheid gaat het portaal onder handen nemen zodat het steeds makkelijker en duidelijker wordt om te navigeren.