PriPost – Algemene Voorwaarden

Artikel 1 Definities
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten betreffende de terbeschikkingstelling door de besloten vennootschap PriPost BV van een Postboxnummer en de daarbij behorende dienstverlening.
a. Algemene Voorwaarden: Deze Algemene Voorwaarden
b. Overeenkomst: Door de Postboxhouder ingevuld en door PriPost geaccordeerd elektronisch of fysiek formulier, door middel waarvan PriPost aan de Postboxhouder een Postboxnummer toekent, met bijbehorende bijlagen, waaronder deze Algemene Voorwaarden.
c. Postboxhouder: De rechtspersoon, personenvennootschap, maatschap of natuurlijke persoon die de Overeenkomst met PriPost aangaat.
d. Postboxnummer: In de Overeenkomst gespecificeerd letter en nummer met bijbehorend adres waaraan voor de Postboxhouder bestemde zendingen geadresseerd dienen te worden;
e. vervallen
f. Periode: Periode van 4 aaneengesloten weken of 1 maand. Een kalenderjaar bestaat uit 13 periodes of 12 maanden
g. Instellingen: De Postbox instellingen die de Postboxhouder zelf kan bepalen waaronder het scannen, doorsturen en bewaren van post en/of pakketten, alsook de mogelijkheid reclame te filteren en andere instellingen.
h. Depot: Een online ‘portemonnee’ die wordt gevuld door de Postboxhouder en PriPost de kosten voor de dienstverlening mee verrekend.
i. vervallen
j. Eindmaand: een periode van 1 kalender maand waarin de Postbox na beëindiging de status ‘Eindmaand’ krijgt. In deze periode wordt de eventueel binnenkomende post niet meer verwerkt maar opgespaard en bij beëindiging retour afzender gestuurd.

Artikel 2 Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke rechtsverhouding van PriPost met derden en op elke overeenkomst en of rechtsverhouding tussen PriPost en de Postboxhouder.
2.2 Indien de overeenkomst op afstand elektronisch wordt gesloten, kan de tekst van deze algemene voorwaarden langs elektronische weg aan de Postboxhouder ter beschikking worden gesteld op zodanige wijze dat deze door de Postboxhouder op een eenvoudige manier kan worden opgeslagen op een duurzame gegevensdrager. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, zal voordat de overeenkomst op afstand wordt gesloten, worden aangegeven waar van de algemene voorwaarden langs elektronische weg kan worden kennisgenomen en dat zij op verzoek van de Postboxhouder langs elektronische weg of op andere wijze kosteloos zullen worden toegezonden.
2.3 Voor het geval dat naast deze algemene voorwaarden tevens specifieke product- of dienstenvoorwaarden van toepassing zijn, is het tweede lid van overeenkomstige toepassing en kan de Postboxhouder zich in geval van tegenstrijdige algemene voorwaarden steeds beroepen op de toepasselijke bepaling die voor hem het meest gunstig is.
2.4 PriPost stelt aan de Postboxhouder het Postboxnummer ter beschikking dat is vermeld in de Overeenkomst.
2.5 PriPost verzamelt en behandelt de ontvangen post en pakketten die voor het Postboxnummer zijn bestemd overeenkomstig de instellingen die de Postboxhouder heeft aangegeven middels het daarvoor bestemde elektronische formulier. Heeft de Postboxhouder deze (nog) niet ingesteld zijn altijd de standaard instellingen van kracht.
2.6 De door de Postboxhouder opgestelde en/of gehanteerde algemene voorwaarden worden door PriPost verworpen en maken derhalve geen onderdeel uit van de overeenkomt.

Artikel 3 Verplichtingen Postboxhouder
3.1 De Postboxhouder dient te beschikken over een verblijf-, woon- en/of vestigingsadres, dat hij dient te vermelden in de Overeenkomst.
3.2 De Postboxhouder is ten allen tijde verplicht PriPost een e-mailadres en telefoonnummer te verstrekken waarop de Postboxhouder bereikbaar is. Postboxhouder is verantwoordelijk wanneer berichten niet door de Postboxhouder worden ontvangen, kunnen worden ontvangen of niet worden gelezen. PriPost voorziet in een klantenportaal met de mogelijkheid om in een beveiligde omgeving post te downloaden dan wel te bekijken. De  Postboxhouder is verantwoordelijk voor het raadplegen van de door PriPost ter beschikking gestelde bestanden.
3.3a Omdat PriPost wettelijk verplicht is de identiteit van haar klanten te controleren dient de Postboxhouder hieraan mee te werken door inzage te geven in een officieel identiteitsbewijs.
3.3b In het geval van een bedrijfsaanvraag dient de Postboxhouder eveneens een recent uittreksel uit de KvK te overleggen (max 3 maanden oud) waaruit blijkt dat de aanvrager bevoegd is om de besloten vennootschap te vertegenwoordigen en een UBO verklaring.
3.3c In geval van een (adres) wijziging en/of twijfel over de juistheid van de door de Postboxhouder verstrekte gegevens, kan PriPost aanvullende gegevens verzoeken.
3.4 Het is de Postboxhouder niet toegestaan de Postbox te gebruiken voor activiteiten in strijd met de wet, illegale activiteiten/zendingen of voor een ander doel te gebruiken dan als postadres en/of voor de ontvangst van zendingen. De Postboxhouder vrijwaart PriPost voor alle schade en kosten indien de Postboxhouder in strijd handelt met het in dit lid bepaalde.
3.5 Het is de Postboxhouder verplicht de login gegevens tot het online klantenportaal, geheim te houden en onder geen enkel beding te verstrekken aan derden. Mocht het vermoeden bestaan dat de inloggegevens worden gebruikt door derden of zijn misbruikt, dan kan de Postboxhouder kosteloos verzoeken om nieuwe inloggegevens. Ook indien PriPost misbruik vermoedt kan deze nieuwe login gegevens verstrekken en/of vragen naar aanvullende verificatie van de Postboxhouder.
3.6 De Postboxhouder dient PriPost direct te informeren indien er een wijziging plaatsvindt in de door hem ten behoeve van de Overeenkomst aan PriPost verstrekte gegevens.
3.7 De Postboxhouder dient zijn/haar relaties op de hoogte te brengen omtrent het vermelden van het Postboxnummer in de adressering. Indien dit door technische redenen niet mogelijk is te vermelden, zal PriPost de exacte geadresseerde aanhouden als Postboxhouder. Indien geadresseerde niet te herleidden is naar het correcte Postboxnummer zal de post geretourneerd worden aan de afzender met het verzoek de post juist te adresseren.
3.8 Bij het ontbreken van een Postboxnummer kan PriPost voor ieder poststuk afzonderlijk kosten in rekening brengen bij de Postboxhouder tenzij deze aannemelijk kan maken dat vermelding van het Postboxnummer door de afzender om automatiseringsredenen niet mogelijk is.
3.9 Elke wijziging die de Postboxhouder gedurende de looptijd van de overeenkomst aanbrengt in de overeenkomst en/of de instellingen van zijn Postbox vallen ook onder deze overeenkomst.
3.10 De Postboxhouder is verantwoordelijk voor de juistheid van eventuele extra (bedrijfs)namen die als geadresseerde worden toegevoegd bij de betreffende Postbox. Met het toevoegen van deze namen geeft de Postboxhouder uitdrukkelijk aan dat hij een relatie heeft met de personen en/of bedrijven en bevoegd is post te ontvangen voor deze personen. Op eerste verzoek van PriPost overlegt de Postboxhouder hiervan bewijs.

Artikel 4 Wijziging van de Algemene  voorwaarden
4.1 PriPost behoudt zich het recht voor de algemene voorwaarden te wijzigen of te beëindigen, indien dit uit oogpunt van haar bedrijfsvoering gerechtvaardigd is, mede in aanmerking genomen het belang van de betrokken Postboxhouder(s). PriPost zal de Postboxhouder steeds informeren omtrent een dergelijke wijziging.
4.2 Indien de Postboxhouder niet instemt met een wijziging als bedoeld in het voorgaande lid, heeft deze het recht de Overeenkomst, met inachtneming van een eventuele opzegtermijn op te zeggen. PriPost zal in dat geval overgaan tot restitutie van het overgebleven saldo.

Artikel 5 Activering en vergoedingen
5.1 Direct na de online aanvraag en de bevestigingsmail is het Postboxnummer beschikbaar voor de Postboxhouder om te gebruiken en te communiceren.
5.3 PriPost hanteert primair een prepaid betalingssysteem waarmee de gemaakte kosten door PriPost worden verrekend. De Postboxhouder geeft volmacht om de gelden in depot te verrekenen met openstaande en verschuldigde bedragen.
5.4 De Postboxhouder is verplicht bij, of uiterlijk binnen 14 dagen na, de aanvraag, van een Postbox het aangegeven bedrag in zijn depot te storten. Hierna vervalt zijn aanvraag en de aanspraak op het gereserveerde Postboxnummer.
5.5 PriPost is gerechtigd de hoogte van het minimum saldo in depot te wijzigen indien de hoeveelheid post/pakketten, frequentie van versturen, de locatie of gewicht van de zendingen hiertoe aanleiding geven.
5.6 De op de website van PriPost genoemde tarieven kunnen tussentijds worden gewijzigd. Tarieven welke worden aangegeven als weektarieven worden op de maandag in rekening gebracht waarbij een gedeelte van een week wordt gezien als een hele week. Tarieven welke worden aangegeven als maandtarieven worden op de dag waarop de aanvraag heeft plaatsgevonden maandelijks in rekening gebracht waarbij een gedeelte van een maand wordt gezien als een hele maand.
5.7 Eventuele kosten voor het storten van saldo in depot komen voor rekening van de Postboxhouder.
5.8 In het geval van verzending waarvoor aanvullende (export)documenten zijn vereist verstrekt PriPost de noodzakelijke (blanco) documenten aan de Postboxhouder die voor verdere invulling en ondertekening zorg draagt en verantwoordelijk is. PriPost kan hiervoor aanvullende kosten in rekening brengen. PriPost is nimmer verantwoordelijk voor het opstellen van exportdocumenten en voert geen controle uit op de juistheid daarvan.
5.9 Indien PriPost eventuele inklarings- en/of rembourskosten namens de Postboxhouder voldoet zal de Postboxhouder hiervoor een betaallink ontvangen met het verzoek het bedrag te voldoen. Hierna zal de zending namens de Postboxhouder in ontvangst worden genomen en verder worden verwerkt, indien het saldo in depot dit toestaat. Eventuele extra administratiekosten voor het aannemen van betaalde zendingen kunnen van toepassing zijn. PriPost is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de verschuldigde bedragen.

Artikel 6 Depot, borg, incasso & facturatie
6.1 Het is de Postboxhouder verplicht voldoende saldo in zijn depot te houden om de inkomende post te kunnen verwerken en de lopende kosten te voldoen.
6.2 Indien het saldo in depot onder een bepaald niveau komt ontvangt de Postboxhouder het verzoek het saldo aan te vullen.
6.3 Indien de Postboxhouder gebruikt maakt van de mogelijkheid het saldo in depot aan te vullen middels een automatisch incasso zijn de volgende voorwaarden hierop van toepassing:
a.              De hoogte van het te incasseren bedrag is afhankelijk van de hoeveelheid post, de instellingen en het gekozen abonnement.
b.              Zodra het saldo in het depot het drempel bedrag bereikt,​ ontvangt u hier​over​ per e-mail bericht en zal er binnen enkele dagen een incasso plaatsvinden. Het geïncasseerde bedrag wordt vervolgens gestort in uw depot.
c.              Om gebruik te kunnen maken van de mogelijkheid tot incasseren kan PriPost verlangen dat er een borg dient te worden voldaan of verrekend. De hoogte van deze borg is afhankelijk van de hoeveelheid post die PriPost voor u verwerkt en kan tussentijds worden aangepast.
d.              Postboxhouder dient te alle tijde een minimum bedrag in depot te laten staan waarmee na een eventuele beëindiging de post in de laatste 4 weken nog kan worden verwerkt.
e.              Na beëindiging van de overeenkomst zal het restsaldo en de borg 9 weken na beëindiging worden teruggestort.
f.               Bij een eventuele stornering krijgt de Postbox de status STANDBY, thans worden poststukken niet verwerkt.
g.              Postboxhouder kan ten allen tijde een eenmaal afgegeven machtiging intrekken of wijzigen. Echter, postboxhouder is dan zelf verantwoordelijk voor het voldoende aanzuiveren van het saldo in het depot.
h.              PriPost voldoet aan de SEPA regelgeving
6.4 Voor bedrijven is het mogelijk, na overleg en goedkeuring van PriPost, te betalen op factuur. In dit geval is facturatie achteraf mogelijk met een betalingstermijn van 14 dagen. Om hiervoor in aanmerking te komen dient er een borg te worden voldaan die tussentijds kan worden aangepast.
6.5 PriPost verstuurt na afloop van elke periode binnen één week na afloop van deze periode, een gebruikersoverzicht/factuur per e-mail naar de Postboxhouder of bericht de Postboxhouder dat deze te downloaden is in het klantenportaal.

Artikel 7 Postboxstatus STANDBY
7.1 In de volgende gevallen kan de postverwerking worden stilgelegd, worden er geen pakketten en/of aangetekende stukken aangenomen en krijgt de Postbox de status STANDBY:
a. indien het saldo in depot onvoldoende is om 2 periodes vastrechtkosten en één zending per post door te sturen.
b. indien het depotbedrag ontoereikend is om de kosten te dekken voor het verwerken van de post.
c. indien een of meer van de volgende documenten ontbreken/ongeldig zijn:
– de door de aanvrager (digitaal) getekende Postbox overeenkomst
– uittreksel KvK/handelsregister
– Geldig ID bewijs (Paspoort, Geldige identiteitskaart, Nederlands rijbewijs, Nederlands vreemdelingendocument)
– UBO verklaring
d. indien er een vermoeden is van frauduleus of onwettig handelen door de Postboxhouder of een geadresseerde.
e. indien de Postboxhouder tevens een overeenkomst heeft met Beesiks Office Space en daar een betalingsachterstand heeft.
7.3 De Postboxhouder zal omtrent de status van zijn Postbox per e-mail worden geïnformeerd. Pas wanneer de reden van STANDBY wordt opgelost zal postverwerking worden hervat.
7.4 Indien de Postbox een STANDBY status heeft kunnen kosten voor o.a. het bewaren van post en administratieve – en gebruikskosten in rekening worden gebracht en ontheft dit de Postboxhouder niet van de betalingsverplichting.

Artikel 8 Duur en einde van de Overeenkomst
8.1 De overeenkomst kent geen minimale of maximale termijn en kan op elk moment worden beëindigd.
8.2 Beëindiging van de overeenkomst door de Postboxhouder kan uitsluitend en alleen worden aangegeven via het online klantenportaal.
8.3 De Overeenkomst eindigt in de volgende gevallen (al dan niet tussentijds):
a. door ontbinding van de Overeenkomst in overeenstemming met de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek;
b. bij opzegging door de Postboxhouder in overeenstemming met artikel 4.2 van deze Algemene Voorwaarden;
8.4 vervallen
8.5 In de volgende gevallen heeft PriPost het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang door enkel schriftelijke kennisgeving aan de Postboxhouder op te zeggen zonder in verband daarmee tot schadevergoeding gehouden te zijn:
a. niet-nakoming van de Overeenkomst na daartoe in gebreke te zijn gesteld en de Postboxhouder in verzuim verkeert in de nakoming van zijn verplichtingen;
b. in geval van schuldsanering, bedrijfsliquidatie, surseance van betaling of faillissement van de Postboxhouder;
c. indien het vermoeden bestaat dat gebruik van de Postbox en/of het Postboxnummer voor doeleinden in strijd met enige wettelijke bepaling en/of het doel waarvoor de Postbox bestemd is. Dit is ter beoordeling van PriPost;
d. indien klachten over ernstige en/of aanhoudende inbreuken op de Nederlandse Reclame Code bevestigd zijn door een uitspraak van de Reclame Code Commissie of indien door een rechterlijke instantie of een (wettelijke) toezichthouder is bepaald dat er sprake is van misbruik en/of oneigenlijk gebruik van de Postbox, waaronder (maar niet beperkt tot) het gebruik van de Postbox voor frauduleuze activiteiten en het gebruik van de Postbox voor misleidende reclame.
e. Indien Postboxhouder tevens een overeenkomst heeft bij Beesiks Office Space of PriOffice en daar een betalingsachterstand heeft of handelt in strijd met de Algemene Voorwaarden van Beesiks Office Space of PriOffice.
f. Indien door of vanwege wijzigingen in het beleid of voorwaarden van PostNL M&S, PriPost hiertoe gedwongen wordt.
8.6 Wanneer na beëindiging van de Overeenkomst er nog een positief saldo in depot is blijven staan, zal PriPost dit terugstorten op het opgegeven rekeningnummer van de Postboxhouder. Behoudens nadere afspraken met de Postboxhouder worden nadien ontvangen zendingen geretourneerd aan de afzender of, indien de afzender onbekend is, doorgezonden naar de afdeling ‘Onbestelbare Zendingen’ van PostNL.
8.7 Eventuele bijkomende bancaire kosten in verband met het overmaken naar het buitenland of alternatieve betalingswijze komen voor rekening van de Postboxhouder.
8.8 Wettelijke afkoelingsperiode: U heeft het recht uw aanvraag tot 14 dagen na dagtekening door PriPost zonder opgave van reden te annuleren. U krijgt dan het volledige depotbedrag gecrediteerd. Om gebruik te maken van dit recht kunt u contact met ons opnemen via klantenservice@pripost.eu. Wij zullen vervolgens het verschuldigde depotbedrag binnen 14 dagen na aanmelding van uw annulering terugstorten.

Artikel 9 Aansprakelijkheid
9.1 PriPost is jegens de Postboxhouder niet aansprakelijk, uit welke rechtsverhouding dan ook, voor schade ten gevolge van verlies, beschadiging of vertraagde aflevering van zendingen die zij ten behoeve van de Postboxhouder verstuurt (o.a. via PostNL) of in ontvangst neemt.
9.2 Voor andere schade dan bedoeld in artikel 9.1, voor zover voortvloeiend uit toerekenbare tekortkoming van PriPost of welke rechtsverhouding of grondslag dan ook, is PriPost aansprakelijk beperkt tot een maximum van 50 euro. Indien er sprake is van opzet of grove nalatigheid dan is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal 250,- euro.
9.4 PriPost kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele vervolgschade die Postboxhouder ondervindt door of vanwege het beëindigen van deze overeenkomst en/of indien de Postbox op STANDBY staat en of toerekenbare tekortkoming.
9.5 De Postboxhouder is te alle tijde verantwoordelijk voor de inhoud van de ontvangen poststukken en/of pakketten in zijn Postbox. PriPost kan nimmer aansprakelijk worden gesteld indien de inhoud van een poststuk of pakket onjuist, onvolledig en/of beschadigd is. Dit geldt zowel voor de ontvangst als voor het doorsturen naar de Postboxhouder.

Artikel 10 Bescherming van (persoons)gegevens
10.1 PriPost gebruikt de in het kader van de Overeenkomst vastgelegde gegevens voor de uitvoering van de Overeenkomst en voor een goede dienstverlening. De gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Raadpleeg de Privacyverklaring van PriPost voor meer informatie over de gegevensverwerking.
10.2 PriPost behoudt zich het recht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
10.3 PriPost handelt in overeenstemming met en voldoet aan de gestelde eisen in de Wwft.
10.4 PriPost verwerkt de post ten allen tijden in opdracht van de Postboxhouder. De Postboxhouder bepaalt in de instellingen hoe de post verwerkt zal worden.
10.5 Met ingang van 25 mei 2018, in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, is PriPost geen Verwerker van persoonsgegevens voor zijn klanten. Bij de verwerking wordt de post verwerkt en niet de persoonsgegevens in de post.
10.6 Lid 5 is niet van toepassing wanneer de Postboxhouder gebruik maakt van de scanservice van PriPost. In dit geval treedt automatisch de Algemene Verwerkersovereenkomst in werking. De Postboxhouder gaat hiermee automatisch akkoord wanneer deze de Algemene Voorwaarden (digitaal) heeft ondertekend. In de Algemene Verwerkersovereenkomst wordt aangegeven hoe PriPost de veiligheid van de persoonsgegevens in de post van zijn klanten garandeert. De meest actuele versie hiervan is te vinden op de website van PriPost.

Artikel 11 Klachtenregeling
11.1 PriPost behandelt klachten overeenkomstig onze klachtenprocedure.
11.2 Klachten moeten binnen 7 dagen volledig en duidelijk omschreven worden ingediend bij PriPost, nadat de Postboxhouder de gebreken heeft geconstateerd.
11.3 Bij PriPost ingediende klachten worden binnen een termijn van 14 dagen gerekend vanaf de datum van ontvangst beantwoord. Wanneer een klacht een voorzienbaar langere verwerkingstijd vraagt, wordt door PriPost binnen de termijn van 14 dagen geantwoord met een bericht van ontvangst en een indicatie wanneer de Postboxhouder een meer uitvoerig antwoord kan verwachten.
11.4 Indien de klacht niet in onderling overleg kan worden opgelost ontstaat een geschil dat vatbaar is voor de geschillenregeling.
11.5 Bij klachten dient de Postboxhouder zich allereerst te wenden tot de landenmanager van PriPost waaronder de Postboxhouder primair resulteert. Van elke klacht brengt de betreffende medewerker PriPost onverwijld op de hoogte. Bij klachten die niet in onderling overleg opgelost kunnen worden dient de Postboxhouder zich te wenden tot Stichting WebwinkelKeur (www.webwinkelkeur.nl), deze zal gratis bemiddelen. Mocht er dan nog niet tot een oplossing gekomen worden, heeft de Postboxhouder de mogelijkheid om zijn klacht door Stichting GeschilOnline (www.geschilonline.com) te laten behandelen, de uitspraak hiervan is bindend en zowel PriPost als de Postboxhouder stemmen in met deze bindende uitspraak. Aan het voorleggen van een geschil aan deze geschillencommissie zijn kosten verbonden die door de Postboxhouder betaalt dienen te worden aan de betreffende commissie. Tevens is het mogelijk om klachten aan te melden via het Europees ODR platform (http://ec.europa.eu/odr).

Artikel 12 Geschillen
12.1 Op overeenkomsten tussen PriPost en de Postboxhouder waarop deze algemene voorwaarden betrekking hebben, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
12.2 Indien partijen er middels de geschillenregeling niet uitkomen verplicht zowel de Postboxhouder als PriPost in de eerste aanleg mediation aan te wenden om tot een oplossing te komen.
12.2 Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

Artikel 13 Onze gegevens
Bedrijfsnaam : PriPost BV
Hoofdkantoor : Keurenplein 41, 1069CD Amsterdam (NL)
Postadres : Postbus 1000 / Box A1, 2260BA Leidschendam (NL)
Administratie: Gravin Juliana van Stolberglaan 31, 2263AB Leidschendam (NL)
KvK nummer : 65007956
BTW nummer : NL855943993B01

Einde algemene voorwaarden (aangepast 13-07-2019)